SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI II
Sistem
Pengolahan Data Elektronik (EDP)
DISUSUN OLEH:
Kelompok 6
1. Deta Ocktarina 222015021
2. Shindy Sandra Debby 222015037
3. Muhammad Ryan Kafri 222015074
4. Devira Camelia Putri 222015087
1. Deta Ocktarina 222015021
2. Shindy Sandra Debby 222015037
3. Muhammad Ryan Kafri 222015074
4. Devira Camelia Putri 222015087
Paket
: CA.15.1
Dosen Pembimbing: Fadhil
Yamaly, S.E.,Ak.,M.Si.
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALEMBANG
TAHUN
AJARAN 2016/2017
KATA PENGANTAR
Syukur alhamdulillah kami ucapkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat-Nya kami bisa menyelesaikan makalah yang berjudul Sistem Pengolahan Data Elektronik. Makalah ini di
ajukan guna memenuhi tugas mata kuliah sistem informasi akuntansi.
Dalam proses penyusunan makalah ini kami banyak
mengucapkan terimah kasih kepada Bapak H. Fadil Yamali, S.E. Ak.MM yang sudah membimbing kami , serta kami juga
mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam
pembuatan makalah ini.
Harapan kami sebagai penyusun semoga makalah ini dapat
menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca. Untuk kedepannya dapat
memperbaiki bentuk maupun menambah isi makalah agar menjadi lebih baik lagi.
Dalam penyusunan makalah ini kami sebagai penulis
menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna dan kami yakin
makalah ini masih banyak kekurangan, untuk itu kami sangat mengharapkan saran
dan kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Dan
semoga makalah ini bermanfaat untuk membangun wawasan dan peningkatan ilmu
pengetahuan bagi kita semua.
Hormat kami,
Penyusun.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Berkaitan tentang perkembangan
ilmu teknologi yang sangat pesat terutama ilmu IPTEK ,agar kita tidak
tertinggal dengan dunia barat kita harus giat belajar dan mempelajari tentang
ilmu IPTEK tersebut.Ilmu ini mempunyai manfaat yang sangat berguna bagi kita
terlebih orang banyak.
Maka dari itu dengan
tersusunnya makalah ini setidaknya kita bisa mengetahui tentang Dasar-dasar
ilmu IPTEK.Walaupun belum mencakup segala aspek ilmu teknologi tesebut.
1.2.
Rumusan Masalah
1. Apa pengertian Pengelolahan Data Elektronik?
2. Apa fungsi dan tujuan Pengelolahan Data Elektronik ?
3. Apa saja sistem pengolahan data
elekronik ?
1.3.
Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian
dari Pengelolahan Data Elektronik
2. Untuk mengetahui apa saja yang termasuk ke dalam Pengelolahan Data Elektronik
3. Untuk mengetahui fungsi dari Pengelolahan Data Elektronik
4. Untuk memenuhi tugas mata kuliah SIA II
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Pengertian Pengolahan Data
Elektronik.
Pengolahan data dengan menggunakan komputer terkenal
dengan nama Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data
Processing (EDP). Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu
kenyataan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus
atau gabungan darinya. Data mentah masih beium bisa berceritera banyak,
sehingga perlu diolah lebih lanjut.
Pengolahan data (data processittg) adalah manipulasi
dari data ke dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu
informasi. Informasi (information) adalah hasil dari kegiatan pengolahan data
yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian.
Jadi Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau
Electronic Data Processing (EDP) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk
yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat
elektronik, yaitu komputer.
2.2. Fungsi Dan Tujuan Pengolahan Data
Elektronik.
Tujuan Pengolahan Data :
Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi
lain dalam bentuk yang berguna (hasil).
Fungsi dasar Pengolahan Data :
ü Mengambil program dan data (masukan / input)
ü Menyimpan program dan data serta menyediakan
untuk pemrosesan.
ü Menjalankan proses aritmatika dan logika pada
data yang disimpan.
ü Menyimpan hasil antara dan hasil akhir
pengolahan.
ü Mencetak atau menampilkan data yang disimpan
atau hasil pengolahan.
2.3. Macam-macam Sistem pengolahan data elektronik
Sistem Input Berbasis Kertas
Input
kedalam sistem akuntansi disebagian sistem akuntansi didasarkan pada dokumen
sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen tersebut
dikumpulkan dan dikirimkan keoperasi komputer untuk dicek apakah ada kesalahan
dan untuk diproses. Bagian ini akan mendiskusikan setiap fase pemrosesan input.
Persiapan Dan Penngisian Dokumen
Sumber
Dokumen
sumber seperti order penjualan disiapkan secara manual. Kesalahan yang mungkin
terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik
dan mudah dipahami. Dokumen sumber yang telah terisi lengkap secara periodik
dikumpulkan dan dikirim ke departemen pengolahan data untuk dimasukan kedalam
sistem komputer.
Pengiriman Dokumen Sumber Ke Bagian
Pengolahan Data
Batch
control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar
atas transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolahan
data. Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang
dipindahkan dari departemen pengguna ke departemen pengolahan data
mengidentifikasikan adanya kelemahan yang cukup segnifikan. Kelemahan ini
merupakan peluang diselipkannya transaksi tidak legal atau transaksi curang
kedalam sistem pengolahan.
Pengguna batch control di
keseluruhan pengolahandata input-proses-output merupakansatu hal yang mendasar
bagi independensi organisasional. Fungsi pengecekan dan pengendalian harus
dijalankan diluar departemen data entry. Dokumen sumber yang asli harus
disimpan untuk jangka waktu yang cukup lama untuk memfasilitasi koreksi
kesalahan. Prosedur harus didesain untuk memastikan bahwa dokumen sumber tidak
diproses lebih dari satu kali. praktik pengendalian seperti formulir bernomor
urut tercetak, supervisi, dan pemberian otorisasi harus diterapkan dalam
aplikasi pengolahan data elektronik dan juga aplikasi lainnya.
Penyerahan data input harus
dilengkapi dengan formulir pengendalian
dokumen input, seperti terlihat pada Gambar 6.1. perhitungan dokumen
merupakan salah satu bentuk pengendalian batch yang poaling sederhana. Selain
perhitungan dokumen atau record, batch total juga dapat dihitung untuk setiap
field numerik yang ada didalam file data orisinil. Total ini dapat digunakan si
sepanjang siklus pengolahan data untuk memonitor kelengkapan pengolahan data.
Kelompok entry data seharusnya tidak
menerima data kecuali data tersebut disertai dengan formulir pengendalian
dokumen input sebagai bukti dan referensi penyerahan data. Formulir
pengendalian dokumen input harus diberi tanggal dan jam, dan batch harus dicek
untuk memastikan bahwa batch tersebut lengkap dan sesuai dengan prosedur
pengendalian. Informasi didalam formulir pengendalian dokumen input biasanya
direkam kedalam log transfer data (register) sebagai wujud pengendalian
disposisi dan penggunaan data. Batch control total merupakan dasar dari proses
tersebut. Departemen pengguna membuat pengendalian total atas sekelompok input
dan mengirim sekelompok dokumen beserta formulir pengendalian dokumen input
kedepartemen pengolahan data. Formulir pengendalian dokumen input diarsip
didepartemen pengolahan data dan kemudian dibandingkan dengan output total
kontrol yang dihasilkan dari pengolahan sekelompok dokumen input. Output
dikembaliakn kedepartemen pengguna, output tersebut memuat informasi bahwa
total dokumen didalam output sama dengan batch total yang tertulis dalam
formulir pengendalian dokumen input.
Data
entry setelah dokumen sumber, seperti faktur, diterima oleh Departemen
Pengolahan Data, dokumen tersebut secara manual diketikan menggunakan terminal
data atau PC dan kemudian disimpan di dalam disk,. Berikutnya, file input akan
dicek. Key verivication merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeteksi kesalahan
pengetikan. Kesalahan yang mungkin saja
terjadi
anatara lain, salah ketik nomor rekening pelanggan karena karyawan mengetik
huruf yang
salah atau karyawan salah mengartikan karakter yang tertulis didalam dokumen
sumber. Dalam pengecekan ini, setiap dokumen sumber merupakan file data.
Perangkat lunak pengecekan akan membandingkan data pada saat data tersebut
diinputkan kedalam sistem, tombol demi tombol, dengan dat input yang telah
terekam didalam disk file.jika data tersebut sama dengan rekaman data, maka
tidak terjadi apapun, dan karyawan dapat terus mengetikan karakter berikutnya.
Jika terjadi perbedaan karakter, operator akan diberi tahu dan operator dapat
membetulkan kesalahan yang terjadi. Dalam rangka mengurangi biaya yang terkait
dengan penginputan data dalam proses pengecekan tersebut, field yang tidak
penting, seperti nama pelanggan dan alamat berupa jalan (bukan nomor rekening
atau kode pos), sering tidak dicek. Cara kedua, tetapi cara yang lebih efektif,
adalah dengan verifikasi visual. Dengan
pengecekan ini, seseorang harus membandingkan dokumen sumber dengan file data
tercetak.
Program
Editing Data Pengecekan tidak mencangkup editing data. Oleh karena itu, penting
untuk memastikan bahwa semua data benar-benar telah diedit guna menjamin
validitas nilai data. Program editing data merupakan sebuah teknik perangkat
lunak untuk melihat kesalahan data sebelum data tersebut diproses. Ada beberapa
alasan yang mendasari mengapa program ini perlu digunakan sebagai pelengkap
pengecekan data. Pertama, kesalahan input bisa terjadi karena pengecekan tombol
tidak dilakukan. Salah satu penyebanya adalah kesalahan membaca dokumen sumber.
Penyebab berikutnya adalah individu yang
bertanggung jawab menyiapkan dokumen
sumber lupa mengisi salah satu field input. Terakhir, banyaknya data yang mesti
diolah didepartemen pengolahan data, ditambah dengan fakta bahwa sekali data
direkam ke dalam sistem, data tersebut akan digunakan dalam banyak proses
pengolahan. Oleh karena
itu, harus ada satu metodologi untuk melihat ulang semua data input.
GAMBAR 6.2 Penggunaan
Batch Control Total
Teknik
Program Editing Data Pengendalian data bisa jadi diterapkan untuk setiap
struktur data karakter, field, record, dan file. Teknik editing yang paling
mendasar berperan untuk memastikan bahwa semua field data memuat hanya karakter
yang valid. Sebagai contoh, data numerik mestinya hanya berisi data angka. Data
alphabet mestinya tidak diisi dengan dat numerik.
Setelah item data diedit pada level
karakter, data dapat dicek kewajarannya. Salah satu cara yang dapat digunakan
untuk mengedit kewajaran adalah dengan membuat file tabel yang berisi nilai
yang legal untuk setiap field didalam tabel. Tabel semacam ini disebut tabel lookup. Sebagai contoh, nilai
aktual field rekening pelanggan diabndingkan dengan daftar nomor rekening
pelanggan di dalam file master, yang berupa tabel.
Nilai data numerik, selain kode
numerik, biasanya berkisar pada rentang tertentu, pengecekan data numerik untuk
memastikan apakah data tersebut berkisar pada batasan tertentu dilakukan dengan
mengecek nilai eksterm di dalam rentang tersebut. Tes semacam ini disebut
limit-test. Sebagai contoh, field jam kerja karyawan tidak mungkin lebih rendah
dari nol atau lebih dari, katakanlah, 100 jam untuk rentang waktu penggajian
dua minggu. Penjualan dalam satu departemen biasanya berkisar antara nol sampai
batas maksimal tertentu sesuai dengan data historis yang ada.
Ada kemungkinan data numerik
melampaui rentang yang disyaratkan. Dalam kasus seperti ini, data tersebut akan
ditolak. Barangkali diperlukan juga untuk mengelompokan lebih jauh data yang
telah lolos limit test. Sebagai contoh, field penggajian mungkin berisi nilai
yang tidak melanggar rentang yang wajar, tetapi nilai tersebut sangat rendah
atau sangat tinggi sehingga memerlukan investigasi lebih lanjut. Item diterima
oleh sistem untuk diproses, tetapi ditandai untuk kepentingan audit. Alternatif
lain, item semacam ini ditampung didalam suspense, menunggu data diverifikasi
ulang. Penggunaan pengujian edit terprogram untuk memisahkan data yang lolos
limit test, baik dengan cara menahan sebagian data sambil menunggu audit atas
kebenaran data tersebut atau dengan cara mengelompokan data untuk dapat diaudit
setelah proses pengolahan selesai, disebut audit
operasi berkesinambungan.
Kode
numerik dapat dicek dengan menggunakan check digit. Check digit merupakan satu digit ekstra yang ditambahkan pada suatu
kode, misal penambahan bit parity kedalam sebuah byte. Check digit dihitung
pada saat sebuah kode dimasukan kedalam salah satu elemen data. Check digit
dihitung dengan menerapkan rumus matematika terhadap digit-digit sebuah kode
sedemikian rupa sehingga dihasilkan satu digit tambahan. Digit ini menjadi
check digitdan ditambahkan kedalam kode semula. Dalam pemrosesan selanjutnya,
operasi matematika yang sama akan dijalankan untuk memastikan bahwa kode yang
diinputkan kedalam sistem adalah kode yang benar.
Ada berbagai variasi rumus yang
digunakan untuk menghasilkan check digit. Ilustrasi berikut ini merupakan salah
satu versi dari teknik yang dikenal dengan nama Modulus 11.
Check
digit sering digunakan karena tingginya reabilitas prosedur ini dalam pengecekan
validitas data. Paket check digit komersial dapat menangkap 100 % kesalahan
transposisi, dan persentase yang cukup tinggi untuk menangkap kesalahan rondom.
Hanya saja, check digit tidak dapat mencegah semua kesalahan input yang mungkin
terjadi.
Nomor
kode rekening 1 2 4 0
Kalikan
setiap digit dengan angka 5,4,3,2 x x x x
5 4 3 2
Jumlahkan
seluruh digit hasil perkalian digit 5 + 8
+ (1 + 2) + 0 = 16
Hasil
penjumlahan dikurangkan dari hasil kali 22
– 16 = 6
dengan
bilangan 11 yang lebih besar dari hasil
penjumlahan
Check
digit diperoleh = 6
Nomor
rekening yang dilengkapi dengan check 1 2 0 4 6
TABEL 6.1 Ilustrasi
Editing Data
Editing Data
|
Deskripsi
|
Contoh
|
Completeness
check
|
Pengecekan
untuk memastikan bahwa field yang harus di isi memang telah di isi, jika
tidak di isi tidak dapat diperoses
|
Setiap
filed didalam sebuah record dicek untuk memastikan tidak ada data yang
kosong.
|
Filed
format check
|
Pengecekan
bahwa setiap karakter didalam sebuah filed memiliki tipe data yang
benar (alphabet atau numerik.
|
Setiap
karakter dari filed nomor vendor dicek untuk memastikan bahwa data yang
diinput memang data numerik
|
Field
length check
|
Pengecekan
dalam sebuah filed bahwa yang di inputkan memiliki jumlah karakter tertentu.
|
Field
tanggal didalam format tanggal-bulan-tahun dicek untuk memastikan bahwa data yang
di inputkan mencangkup enam digit karakter.
|
Field sign
check
|
Pengecekan
tanda (positif atau negatif) suatu field numerik untuk memastikan data tersebut
diisi dengan nilai yang benar.
|
Field
jumlah tagihan yang jatuh tempo disuatu tagihan dicek untuk memastikan field
tersebut diisi dengan angka yang bernilai positif.
|
Limit
check
|
Nilai
suatu field numerik dibandingkan dengan batas atas dan batas bawah nilai data yang
telah ditentukan dimuka.
|
Nilai field
jam kerja didalam kartu waktu dicek untuk memastikan nilai jam kerja tersebut
tidak lebih besar dari nilai yang ditetapkan, dalam hal ini 60 jam.
|
Reasonable
check
|
Nilai
suatu field numerik dibandingkan dengan filed numerik yang lain didalam
record yang sama.
|
Biaya
overhead didalam catatan produk dalam proses dicek untuk memastikan angka
biaya overhead tersebut tidak lebih besar dari 200% filed biaya tenaga kerja.
|
Valid code
check
|
Mencocokan
nilai suatu kode dengan filed tabel yang memuat nilai kode yang legal.
|
Filed kode
vendor divalidasi dengan mencocokan kode vendor ke file tabel yang memuat
kode pemasok yang valid.
|
Check
digit
|
Validasi
kode numerik dengan penggunaan algoritma check digit
|
Sistem POS
memvalidasi kartu kridit dengan menghitung ulang kebenaran check digit
didalam nomor rekening pelanggan.
|
Combination
check filed
|
Nilai
sebuah filed dibandingkan dengan filed lain untuk memastikan adanya
validitas.
|
Filed kode
transaksi dibandingkan dengan filed kode departemen kode transaksi tertentu
hanya valid untuk departemen tertentu.
|
Internal
label check
|
Label file
internal dibaca untuk memvalidasi karakteristik sebuah file.
|
Kode file
didalam label internal dicek oleh program penggajian untuk memastikan bahwa
file tersebut memang file penggajian.
|
Sequence
check
|
Sebuah
file didalam serangkaian record dicek urutannya
(ascendingmaupun discending)
|
Urutan
nomor faktur diverifikasi pada saat file faktur diproses.
|
Record
count check
|
Jumlah
record didalam sebuah file dihitung selama pemrosesan data dan dicocokan
dengan pengendalian input.
|
Hash total
dari nomor kode karyawan dihitung selama pengolahan data dan
dibandingakan dengan pengendalian input dari departemen penggajian.
|
financial
totall check
|
Financial
total suatu field dalam suatu file dihitung selama pemrosesan dan dicocokan
dengan pengendalian input
|
Total
jumlah dollar dari faktur yang diproses dihitung dan dicocokan dengan total
yang diterima dari pepartemen penagihan.
|
2.Sistem Input Tanpa Kertas
Sistem input tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online,
transaksi direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk
mengetikan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan
otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas.
Salah satu masalah dengan
sistem tanpa kertas adanya hilangnya peluang untuk melakukan pemisahan tugas
dan hilangnya jejak audit. Sistem ini terbagi dua :
Sistem
input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia
Adanya
berbagai jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan
transaksi langsung kedalam komputer. Sistem ini mencakup sistem entry
online dan sistem identifikasi otomatis seperti point of sales (POS).
Transaksi sistem input tanpa
kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase :
Input (entry) data dan editing
data : program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas
sering dijalankan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem. Sekali transaksi
diterima oleh sistem, transaksi akan diproses segera ataupun pada suatu waktu
nanti.Jika transaksi tersebut menunggu untuk diproses, maka tambahan editing
data dapat dijalankan.
Pengiriman data ke sistem
aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya
diinput langsung ke dalam komputer pusat melalui terminal data. Dalam sistem
yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi mungkin saja dimasukkan ke
dalam salah satu komputer dan kemudian segera ditransfer ke komputer lain untuk
diproses.
Sistem
input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia.
Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemprosesan transaksi dari
awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Salah satu aplikasi yang
menggunakan teknologi ini adalah networked vending machine (NVM), Contoh NVM
adalah pompa bahan bakar POS.
Aplikasi pengolahan transaksi
yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange
(EDI) dan electronic fund transfer (EFT).B. Sistem Pemrosesan
Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas
Secara virtual, semua sistem berbasis kertas dalam pengolahan atau
pemerosesan transaksi biasanya berorientasi batch: transaksi direkam
kedalam komputer secara perkelompok dan diproses secara periodik. Sistem ini
tepat dipakai jika file tidak perlu diperbarui segera setelah transaksi
terjadi, dan laporan dibutuhkan secara periodik. Contohnya adalah penggajian,
gaji disiapkan untuk setiap periode waktu tertentu dan tidak perlu dihitung
setiap hari. Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan memperbarui file yang
diakses secara :
1) Pemrosesan batch dengan
memperbarui file berurutan
a. Pemrosesan didalam sistemseperti ini biasanaya mencangkup
beberapa tahap :
b. Mempersiapkan file transaksi. pertama
melakukan editing data dan validasi, kemudian record didalam file
transaksi diurutkan sesuai urutan didalam master file.
c. Memperbarui master
file. Record didalam file transaksi dan master file dibaca satu demi
satu, dicocokan dan dituliskan ke satu master file baru untuk mencerminkan pembaruan
sesuai dengan yang diinginkan.
d. Memperbarui buku besar. Buku besar
diperbarui untuk mencermminkan perubahan didalam master file.
e. Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan
laporan-laporan lain
2) Pemrosesan Batch Dengan Memperbarui File Akses
Acak
Sekelompok bukti pembayaran dari pelanggan dimasukan melalui
terminal data dan diposting dengan pembaruan file akses acak langsung
kedalam file piutang dagang. Pemrosesan batch dengan memperbarui file akses
acak dapt dilakukan dengan cara :
a. Aplikasi faktur baru : aplikasi ini menyimpan file
piutang dagang. Faktur baru diposting secara periodik kedalam file piutang
dagang. File pengndalian merupakan ringkasan file piutang dangang
bedasrkan jenis rekening (penjualan angsuran atau penjualan kridit dengan
termin 30 hari). Laporan ringkasan pengendalian dibuat , dikaji ulang, dan
disetujui oleh manajemen sebelum menjalankan pengolahan bukti penerimaan kas
harian.
b. Pemrosesan
bukti penerimaan kas: pendekatan ini memisahkan penerimaan cek dari surat-surat
yang lain dan meminimalkan jumlah karyawan yang harus menangani cek pada saat
cek itu diterima. Demi kemudahan penanganan, pengndalian, dan rekonsilasi maka
cek dikelompokan dengan jumlah maksimal 30 cek dalam setiap kelompok.
Sistem pemrosesan tanpa kertas
Pada pemrosesan batch atau real-time, kadang kala disebut
pemrosesan real-time online, transaksi diproses pada saat transaksi itu
diinputkan kedalam sistem.
Dilakukan dengan dua cara :
A. Pemrosesan batch dalam sistem pemorosesan tanpa
kertas
Pemrosesan batchdalam sistem tanpa kertas serupa dengan
pemrosesan batchdalam sistem berbasis kertas. Perbedaaan utama adalah ayat
jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan buku besar diperbarui secara
otomatis pada saat program batch dijalankan secara periodik.
B. Pemrosesan real time dalam sistem pemrosesan tanpa
kertas
Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah
transaksidiinput kedalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk
pengguna. Transaksi tidak diakumulasi perkelompok, tetapi pada saat mereka
diinputkan, transaksi langsung digunakan untuk memperbarui master fiile dengan
menggunakan pembaruan file akses-acak.
Sistem Penjualan Realtime
Dalam sistem penjualan real-time, order pembelian atas item persediaan dibuat
atas dasar tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisi level
persediaan secara berekala dalam interval waktu tertentu (seperti bulanan atau
mingguan). Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan
real-time : sistem POS (point of sales), bar code untuk identifikasi
otomatis, dan sistem pemesanan EDI (electronic data interchange).
Diperlukan tingkat kerjasama yang tinggi antar mitra
dagang untuk mengimp lementasikan sistem penjualan real
time. Perusahaan pemasok dan pembeli sering terlibat dalam kesepakatan
kerja sama dengan tanpa persaingan. Dalam beberapa kasus, pelanggan dan pemasok
mengoordinasikan jadwal produksi mereka sehingga produk dapat diproduksi just
in time. Sebelum system real time, mitra dagang biasanya bekerja sama secara
objektif,saling berbagisedikit informasi yang dibutuhkan untuk membuat
kesepakatan. Pengingkapan informasi yang lebih banyak dapat menjadi pekuang
bagi mitra dagang untuk mengambil manfaat dari kita . pengembangan sikap saling
percaya antar mitra dagang penting demi terciptanya system penjualan eceran
yang real time. Perusahaan eceran harus percaya kepada pemasok karena
perusahaan akan memberikan data kepada pemasok melalui terminal POS. perusahaan
eceran percaya bahwa pemasok akan menggunakan data ini untuk mengirim
produkyang benar pada lokasi yang tepat dan waktu yang tepat. Pemasok
sebaliknya, harus percaya bahwa perusahaan eceran memberikan data yang akurat
dan bahwa perusahaan eceran akan menerima barangyangmereka kirimkan. Semua
mitra dagang harus percaya bahwa data mereka hanya akan digunakan sesuai dengan
tujuan yang telah disepakati dan tidak untuk diperjual belikan atau diserahkan
kepada peasaing lain.
Komponen Sistem Penjualan Real Time
Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya
system penjualan real time: system POS (point-of-sales), barcode untuk
identifikasi otomatis, dan system pemesanan EDI (electronic data interchange).
Setiap teknologi tersebut akan didiskusikan dalam ulasan berikut ini.
Sistem POS UPC (uniform prduct code) barcode yang discan oleh
teknologi POS di counter checkout suatu toko eceran merupakan titik awal dari
serangkaian kejadian yang akan berakhir pada saat item yang tepat dengan cepat
kembali dimasukkan ke dalam persediaan sehingga persediaan baru tersebut dapat
dijual kembali.
Jenis
informasi yang berguna bagi pengelolaan toko eceran mencangkup berbagai
ringkasan data transaksi penjualan seperti total penjualan, tital penjualan
tunai, total penjualan kredit, retur penjualan,total pembelian, status
persediaan ini. Dalam toko eceran tampak bahwa persentase terbesar transaksi
terjadi di cash register- titik penjualan dalam siklus barang dagangan.
Mengembanbkan csh register tradisional yang memungkinkan register tersebut
berfungsi sebagai perangkat untuk menginputkan data transaksi penjulan,
merupakan esensi dari system POS.
Sebuah
system yang mengumpulkan data pnjualan eceran dengan cara semacam itu disebut system point-of-sale (POS) karena data
dikumpulkan pada titik saat penjualan tersebut selesai (gambar 6.11). cash
register yang dirancang khusus disebut terminal point of sales. Data dapat
dimasukan manual dengan cara pengetikan oleh pramuniaga atau secara otomatis
melalui penggunaan perangkat khusus, seperti wand dan scanner yang dapat
mengenali UPC barcode.
Terminal POS mencatat
baik ks maupun penjualan. Data terkait dengan brbagai tipe penjualan ini
ditransmisikan ke dalam jaringan computer, untuk segera diproses. Dalam penjualan tunai,pelanggan membayar ks dan
menerima barang dagangan. Tambahan lagi, slip penjualan dicetak melalui
terminal. Data terkait dengan penjualan- direkam melalui terminal dan trsedia
bagi jaringan computer untuk segera diproses. Catatan persediaan dapat segera
diperbarui pada waktu itu sehingga catatan persediaan dapat merefleksikan arang
yang dibeli pelanggan. Setiap hari, pajak penjualan,harga beli item terjual,
dan total nilai penjualan akan diposting ke dalam catatan penjualan.
Penjualan kredit memerlukan pengecekan informasi nomor
rekening pelanggan dan saldo kredit yang ada sebelum barang tersebut diserahkan
ke pelanggan. Nomor rekening pelanggan diinputkan ke dalam terminal POS
sehingga memungkinkan sitem computer mengakses catatan pelanggan,
mengevealuasi, dan menentukan status rekening pelanggan. Jika penjualan
tersebut diotorisasi oleh system, maka system secara otomatis akan
menyelesaikan transaksi. Penjualan kredit akan diposting secara otomatis ke
record yang sesuai sama seperti dalam kasus penjualan tunai. Status rekening
pelanggan juga akan diperbarui dan catatan atas item yang dibeli juga dibuat.
Internet
telah meningkatkan kemampuan system penjualan real time dengan memperluas
jangkuan system bagi pelanggan yang berlokasi jauh dari perusahaan. Pelanggan,
dengan menggunakan web browser, dapat menginputkan data transaksi penjualan ke
calam system untuj membeli barang. Desain antarmuka browser memandu pelanggan
selama meraka menginput data. Informasi yang direkam dalampenjualan eceran
lewat internet itu serupa dengan informasi yang direkam seandainya pelanggan
secara fisik hadir ditoko cran dan membeli lewat terminal POS. penjualan
internet dapat dijalankan 24/7 dalam arti 24 jam dalam satu hari, tujuh hari
dalam satu minggu.
System POS
berdampak besar terhadap pengelolaan perusahaan eceran; ia memiliki kemampuan
untuk menghasilkan laporan yang tepat waktu dan detail mengeni operasi
perusahaan. Berbagai laporan dapat menunjukkan are tanggung jawab dan
akuntabilitas. Laporan yang dihasilkan dari system POS mencangjup orgnisasi
pembayaran, deposit dan penerimaan, organisasi rincian kas, penjualan
departemen,dollar disimpan, aktivitas per jam, fil untuk mengecek harga dan
file otorisasi cek.
Laporan
aktivitas perjam menyediakan statistic detail mengenai ajtivitas pelanggan,
rata rata penjualan per pelanggan, rata rata jumlah item yang terjuak per
pelanggan, dan total item terjual dalam satu kurun waktu tertentu yang berguna
bagi manajemen. Laporan semacam ini meringkas data penjualan per jamdan
memampukan manajemen toko untuk memonitor pola trafik pelanggan diseluruh toko.
System POS menyediakan informasi detail mengenai perputaran persediaan yang
berguna bagi manajemen untuk menaksir tingkat profitabilitas.
Teknologi Barcoding Identifikasi
input penjualan scara otomatis merupkan satu hal yang esensial bagi sitem real
time oleh karena itu, barcode yang dpat dibaca oleh mesin dan teknologi scanner
menjadi komponen kritis dari system penjulan real time. Penggunaan system UPC
barcode memungkinkan perusahaan mendapat manfaat maksimum dati system penjualan
real time. Semula, kode UPC banyak digunakan oleh grosir, tetapi sekarang UPC
juga banyak digunakan oleh grosir, tetapi sekarang UPC juga banyak
diaplikasikan pada produk konsumen. Jika UPC digunakan semua partisipan yang
terlibat didalam rantai system real time akan berbagi dan memproses data yang
sama. Tanpa standarisasi kode, setiap agen di dalam rantai akan membuat kode
sendiri, dan kemudian kode tersebut mesti direferensikan dengan pihak lain.
Kode referensi silang memang bias dilakukn tetapi memakan waktu dan rentan
terhadap kesalahan. Kedua atribut ini tidak mendukung proses yang real time.
Dengan
mendasarkan diri pada UPC semua agen akan menggunakan kode produk yang sama
sehingga mengeliminasi masalah referensi silang. Manfaat ini masih belum apa
apa jika dibandingkan dengan manfaat lain menggunakan standarisasi UPC. Kode
identifikasi produk UPC dapat di scan
dan di gunakan untuk identifikasi otomatis diseluruh rantai peristiwa real
time.karton atau container lain yang sedang dipindahkan atau disimpan dapat
dikode dan di scan, samasepertiscan yang dilakukan di counter POS. karton
diberi kode UPC pada saat barang tersebut diterima, dan data trkm ke dalam
system informasi perusahaan eceran. Karton dpt discan pada saat disimpan
digudang untuk menentukan item yang ada didalam karton . kode UPC juga
memungkinkan pemasok membeti kode pada setiap produk yang akan dijual di toko
eceran. Pengecer tidak perlu menuliskan sendiri kode produk di dalam persediaan
mereka. Produk yang mereka terima dari pemasok sudah memiliki kode UPC.
Sistem Pemesanan EDI EDI merupakan pertukaran dokumen bisnis langsung dari
computer melalui jaringan komunikasi. Hubungan EDI dengan system computer
pemasok memungkinkan terjadinya pembuatan dan pemrosesan order pembelian secara
instan sehingga memfasilitasi pengiriman barang yang cepat. Pemasok juga dapat
mengirimkan tagihan ke pengecer melalui EDI . dalam beberapa kasus, pengecer
dapat membyar ke rekening pemasok dengan system EFT. Semua peristiwa ini
termasuk pengambilan pesanan dati gudang pemasok, terjadi tanpa campur tangan
manusia.
Standar EDI
public, kuhusnya ANSI X.12 juga memberikan manfaat yang maksimum jika
digabungkan dengan system realtime. Tanpa standarisasi setiap agen didalam
rantai harus melakukan referensi silang. Standar EDI public menyediakan
arsitektur untuk pertukaran data dan mengeleminasi proses referensi silang yang
mahal dan rentan terhadap kesalahan. Banuak pengguna pemula EDI mengawali
penerapan EDI dengan mengguhakan kode pribadi dan kemudian beralih ke standar
ANSI X.12.
EDI selain
dapat digunakan untuk menangani order pembelian dan pengiriman faktur juga
dapat digunakan untuk mentransmisi dta penjualan yang direjam dlam toko eceran
ke pemasok. Data ini dapat dianalisis oleh pemasok dan menjadi input bagi
aplikasi pembelian dan produksi pemasokuntuk memaksimumkan perencanaan dan
pengendalian persediaan diperusahaan pemasok. Hal ini bias terjadi karena baik
pemasok maupun pengecer mnggunakan kode produk UPC.
Pemrosesan Transaksi pada Sistem Penjualan
Real Time
urutan peristiwa yang pasti akan bervariasi dari satu
system ke system yang lain, namun pemrosesan pesanan biasanya akan mencangkup
tujuh langkah: mengirim catalog elektronik ke pelanggan, memperkirakan pesanan
penjualan pelanggan , menerima dan menerjemahkan pesanan yang diterima,
mengirim surat pemberitahuan bahwa pesanan telah diterima, mengirim informasi
pesanan ke gudang atau ke proses produksi (mana yang relevan), membuat dan
mengirimkan pemberitahuan bahwa barang telah dikirim, dan mengirim barang.
Mengirim Katalog Elektronik ke Pelanggan pelanggan secara berkala dikirimi katalog elektronik
(melalui EDI) yang memut produk yang ditawarkan pemasok. Bagi masing pelanggan
dapat dibut catalog versi khusus sehingga catalog itu dapat merefleksikan
kesepakatan harga antara pemasok dengan pelanggan yang bersangkutan sebagai
hasik tender.
Pengiriman
katalog secara elektronik memiliki 3 manfaat utama dibandingkan pengiriman
catalog dalam bentuk kertas. Pertama, informasi didalam catalog dapat digunakan
oleh pelanggan untuk membuat order pembelian EDI. Hal ini dapat meminimalkan
kesalahan yang mungkin muncul akibat pengetikan data secara manual. Kedua,
catalog tersebut memungkinkan pelanggan mendapatkan informasi harga baru yang
up to date dan informasi jangka wajtu pesanan secara instan. Ketiga, catalog
elektronik memuat kode produk UPC sehingga kode tersebut dapat digunakan oleh
kedua belah pihak untuk identifikasi dan pelacakan otomatis.
Memperkirakan Pesanan Penjualan Pelanggan dalam banyak kasusperudahaan akan menganalisis tren
penjualan pelanggan dan memprediksiskan kebutuhan dimasa yang akan dating
bahkan dalam system JIT, prediksi permintaan dapat berguna untuk perencanaan
produksi
Menerima Pesanan dan Menerjemahkan Pesanan
yang diterima Pemrosesan pesanan EDI
yang diterima dari pelanggan meilibatkan beberapa fase, seperti penerimaan
secara fisik, validasi dan pengecekan keaslian, dan deskripsi dan penerjemahan.
Setiap fase itu akan didiskusikan lebih lanjut.
Mengirim Surat Pemberitahuan berikutnya perusahaan mengirim sebuah surat
pemberitahuan kepada pengirim pesan.adatiga jenis surat pemberitahuan. Surat
pemberitahuan transmisi hanya memuat informasi bahwa pesan telah diterima. Surt
pemberitahuan fungsional tidak hanya memuat pembritahuan bahwa pesan telah
diterima, tetapi juga laporan secara rinci mengenai item pesanana yang diterima
oleh pemasok. Terakhir, surat pembetitahuan transaksional memberikan verifikasi
penuh mengenai semua data pesanan yang adadi dalam order yang diterima pemasok.
Mengirim Informssi Pesanan ke Gudang atau
ke Proses Produksi Informasi
barang yang dipesan dikirim ke bagian produksi atau ke gudang untuk diproses
lebih lanjut.
Membuat dan Mengirim Pemberitahuan Bahwa
Barang Telah Dikirim pemberitahuan
bahwa barang yang dipesan pelanggan
sedanh dikirim berguna untuk agar konsumen tahu tanggal kapan barang yang
dipesan akan diterima. Pemberitahuan ini akan memuat juga nomor order pmbelian
pelanggan, kuantitas barang yang dikirim, dn barcode untuk identifikasi
otomatis. Dalam banyak perusahaan surat pemberitahuan ini juga berfungsi
sebagai faktur tagihan.
Mengirim Barang departemen pengiriman barang akan menscan item
persediaan saat persediaan tersebut dikemas. Dengan cara ini, system akan
secara otomatis mengecek kesesuian barcode barang yang dipak dengan barcode
yang tercntum dalam surat pemeritahuan pengiriman barang. Skip pengepakan
barang juga dibuat secara otomatis.
Pertimbangan Khusus Pengendalian Internal
Ada pengendalian internal tertentu yang terkait dengan
system penjualan real time. Pertama order pelanggan dapat diproses tanpa campur
tangan dan otorisasi manusia. Akibatnya, pelnggan dapat membut sendiri order
penjualan karena order penjualan dihasilkan secara otomatis pada saat order
pembelian EDI yang valid diterima oleh system. Kedua, pemisahan tugas ala
tradisional benar tidak dapat diterapkan. Computer menangani transaksi dari
awal sampai akhir. Terakhir banyk dokumen tradisional dieliminasi dalam system
berbasis EDI.
Sistem Output
System output dapat berbasis kertas , tanpa kertas,
atau kombinasi dari keduannya. System yang berorientasi batch dan berbasis
kertas dengan pemrosesan file berurutan biasanya menghasilkan banyak output.
Karenasistem semacam itu tidak menyedikan query yang dapat diakses secara acak
olh pengguna, maka sistm menghasilkan hasil cetakan atau microficheopy semua
file untuk referensi.
Disis lain,
system tanpa kertas yang online dan real time cenderung menghasilkan hanya
sedikit output. System semcam ini penting diperusahaan besar karena akan sangat
tidak praktis bagi perusahaan besar untuk mencetk ratusan bahkan ribuan record
Pengendalian output dirancang untuk
mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output
didistribusikan dengan benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervisor di
dalam departemenpengguna untuk mengecek kewajaran dan kualitas laporan jika
dibandingan secara independen oleh operasi pemrosesan data.
Kelompok
pengendalian EDP ynag terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi
EDP.kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit
internal. Harus dibuat satu prosedur untuk memastikan bahwa semua kesalahan
dakam system dilaporkan ke kelompok tersebut. Prosedur ini harus memastikan
bahwa kesalahan dibetulkan dan direkamkan kembali ke dalam system untuk
diproses lebih lanjut.
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Tingkat komputerisasi system pengolahan data sangat bervariasi. Sebagian system sekalipun telah dikomputerisasi, masih mengandalkan dokumen kertas. System yang lain bias jadi memproses transaksi dari awal sampai akhir tanpa bantuan kertas. Sejumlahan pengendalian aplikasi harus diterapkan di dalam system pemrosesan, termasuk pengendlian batch, program edit data, dan log transsksi.
Pemrosesan
transaksi batch merupakan pendekatan yang lazim pada pemrosesan data. Pada
pemrosesan batch berbasis kertas, sekelompok transaksi dari setiap system
aplikasi diproses ke file aplikasi yang relevan dengan menjalankan program
computer yang relevan.
Banyak
system EDP menyimpan indeks untuk file buku pembantu maupun file buku besar.
dengan cepat mengakses rekening
tertentu. Jika ada indeks maka indeks dapat digunakan untuk memperbarui file
dengan akses acak.
Sistem
pemrosesan Real time online merupakan system yang berorientasi pada transaksi,
bukan pada file. Setiap transaksi diinputkan untuk diproseskan oleh pengguna
melalui terminal jaringan dan tidak dikelompokan sebagai satu kelompok dokumen
sumber untuk dikirim ke pusat pengolahan data.
