Sistem Pengolahan Data Elektronik (EDP)

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI II

Sistem Pengolahan Data Elektronik (EDP)

DISUSUN OLEH:

Kelompok 6

 1.    Deta Ocktarina                         222015021
 2.    Shindy Sandra Debby              222015037
3.    Muhammad Ryan Kafri          222015074
4.    Devira Camelia Putri                222015087

Paket : CA.15.1

Dosen Pembimbing: Fadhil Yamaly, S.E.,Ak.,M.Si.

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALEMBANG

TAHUN AJARAN 2016/2017

KATA PENGANTAR

Syukur alhamdulillah kami ucapkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat-Nya kami bisa menyelesaikan makalah yang berjudul Sistem Pengolahan Data Elektronik. Makalah ini di ajukan guna memenuhi tugas mata kuliah sistem informasi akuntansi.

Dalam proses penyusunan makalah ini kami banyak mengucapkan terimah kasih kepada Bapak H. Fadil Yamali, S.E. Ak.MM yang sudah membimbing kami , serta kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini.

Harapan kami sebagai penyusun semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca. Untuk kedepannya dapat memperbaiki bentuk maupun menambah isi makalah agar menjadi lebih baik lagi.

Dalam penyusunan makalah ini kami sebagai penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna dan kami yakin makalah ini masih banyak kekurangan, untuk itu kami sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Dan semoga makalah ini bermanfaat untuk membangun wawasan dan peningkatan ilmu pengetahuan bagi kita semua.

                                                                                                     Hormat kami,


                                                                                 

                                                                                                             Penyusun.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.            Latar Belakang

Berkaitan tentang perkembangan ilmu teknologi yang sangat pesat terutama ilmu IPTEK ,agar kita tidak tertinggal dengan dunia barat kita harus giat belajar dan mempelajari tentang ilmu IPTEK tersebut.Ilmu ini mempunyai manfaat yang sangat berguna bagi kita terlebih orang banyak.

Maka dari itu dengan tersusunnya makalah ini setidaknya kita bisa mengetahui tentang Dasar-dasar ilmu IPTEK.Walaupun belum mencakup segala aspek ilmu teknologi tesebut.

1.2.         Rumusan Masalah

1.      Apa pengertian Pengelolahan Data Elektronik?

2.      Apa fungsi dan tujuan Pengelolahan Data Elektronik ?

3.      Apa saja sistem pengolahan data elekronik ?

1.3.         Tujuan

1.      Untuk mengetahui pengertian dari Pengelolahan Data Elektronik

2.      Untuk mengetahui apa saja yang termasuk ke dalam Pengelolahan Data Elektronik

3.      Untuk mengetahui fungsi dari Pengelolahan Data Elektronik

4.      Untuk memenuhi tugas mata kuliah SIA II

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Pengolahan Data Elektronik.

Pengolahan data dengan menggunakan komputer terkenal dengan nama Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP). Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau gabungan darinya. Data mentah masih beium bisa berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut.

Pengolahan data (data processittg) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu informasi. Informasi (information) adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian.

  Jadi Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer.

2.2. Fungsi Dan Tujuan Pengolahan Data Elektronik.

Tujuan Pengolahan Data :

Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil).

Fungsi dasar Pengolahan Data :

ü  Mengambil program dan data (masukan / input)

ü   Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan.

ü   Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan.

ü   Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.

ü   Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.

2.3.      Macam-macam Sistem pengolahan data elektronik

           

Sistem Input Berbasis Kertas

Input kedalam sistem akuntansi disebagian sistem akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen tersebut dikumpulkan dan dikirimkan keoperasi komputer untuk dicek apakah ada kesalahan dan untuk diproses. Bagian ini akan mendiskusikan setiap fase pemrosesan input.

Persiapan Dan Penngisian Dokumen Sumber

Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan mudah dipahami. Dokumen sumber yang telah terisi lengkap secara periodik dikumpulkan dan dikirim ke departemen pengolahan data untuk dimasukan kedalam sistem komputer.

Pengiriman Dokumen Sumber Ke Bagian Pengolahan Data

Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolahan data. Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan dari departemen pengguna ke departemen pengolahan data mengidentifikasikan adanya kelemahan yang cukup segnifikan. Kelemahan ini merupakan peluang diselipkannya transaksi tidak legal atau transaksi curang kedalam sistem pengolahan.

            Pengguna batch control di keseluruhan pengolahandata input-proses-output merupakansatu hal yang mendasar bagi independensi organisasional. Fungsi pengecekan dan pengendalian harus dijalankan diluar departemen data entry. Dokumen sumber yang asli harus disimpan untuk jangka waktu yang cukup lama untuk memfasilitasi koreksi kesalahan. Prosedur harus didesain untuk memastikan bahwa dokumen sumber tidak diproses lebih dari satu kali. praktik pengendalian seperti formulir bernomor urut tercetak, supervisi, dan pemberian otorisasi harus diterapkan dalam aplikasi pengolahan data elektronik dan juga aplikasi lainnya.

            Penyerahan data input harus dilengkapi dengan formulir pengendalian dokumen input, seperti terlihat pada Gambar 6.1. perhitungan dokumen merupakan salah satu bentuk pengendalian batch yang poaling sederhana. Selain perhitungan dokumen atau record, batch total juga dapat dihitung untuk setiap field numerik yang ada didalam file data orisinil. Total ini dapat digunakan si sepanjang siklus pengolahan data untuk memonitor kelengkapan pengolahan data.

            Kelompok entry data seharusnya tidak menerima data kecuali data tersebut disertai dengan formulir pengendalian dokumen input sebagai bukti dan referensi penyerahan data. Formulir pengendalian dokumen input harus diberi tanggal dan jam, dan batch harus dicek untuk memastikan bahwa batch tersebut lengkap dan sesuai dengan prosedur pengendalian. Informasi didalam formulir pengendalian dokumen input biasanya direkam kedalam log transfer data (register) sebagai wujud pengendalian disposisi dan penggunaan data. Batch control total merupakan dasar dari proses tersebut. Departemen pengguna membuat pengendalian total atas sekelompok input dan mengirim sekelompok dokumen beserta formulir pengendalian dokumen input kedepartemen pengolahan data. Formulir pengendalian dokumen input diarsip didepartemen pengolahan data dan kemudian dibandingkan dengan output total kontrol yang dihasilkan dari pengolahan sekelompok dokumen input. Output dikembaliakn kedepartemen pengguna, output tersebut memuat informasi bahwa total dokumen didalam output sama dengan batch total yang tertulis dalam formulir pengendalian dokumen input.

            Data entry setelah dokumen sumber, seperti faktur, diterima oleh Departemen Pengolahan Data, dokumen tersebut secara manual diketikan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan di dalam disk,. Berikutnya, file input akan dicek. Key verivication merupakan satu prosedur pengendalian yang  berguna untuk mendeteksi kesalahan pengetikan. Kesalahan yang mungkin saja terjadi anatara lain, salah ketik nomor rekening pelanggan karena karyawan mengetik huruf yang salah atau karyawan salah mengartikan karakter yang tertulis didalam dokumen sumber. Dalam pengecekan ini, setiap dokumen sumber merupakan file data. Perangkat lunak pengecekan akan membandingkan data pada saat data tersebut diinputkan kedalam sistem, tombol demi tombol, dengan dat input yang telah terekam didalam disk file.jika data tersebut sama dengan rekaman data, maka tidak terjadi apapun, dan karyawan dapat terus mengetikan karakter berikutnya. Jika terjadi perbedaan karakter, operator akan diberi tahu dan operator dapat membetulkan kesalahan yang terjadi. Dalam rangka mengurangi biaya yang terkait dengan penginputan data dalam proses pengecekan tersebut, field yang tidak penting, seperti nama pelanggan dan alamat berupa jalan (bukan nomor rekening atau kode pos), sering tidak dicek. Cara kedua, tetapi cara yang lebih efektif, adalah dengan verifikasi visual. Dengan pengecekan ini, seseorang harus membandingkan dokumen sumber dengan file data tercetak.

            Program Editing Data Pengecekan tidak mencangkup editing data. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa semua data benar-benar telah diedit guna menjamin validitas nilai data. Program editing data merupakan sebuah teknik perangkat lunak untuk melihat kesalahan data sebelum data tersebut diproses. Ada beberapa alasan yang mendasari mengapa program ini perlu digunakan sebagai pelengkap pengecekan data. Pertama, kesalahan input bisa terjadi karena pengecekan tombol tidak dilakukan. Salah satu penyebanya adalah kesalahan membaca dokumen sumber. Penyebab berikutnya adalah individu yang

            bertanggung jawab menyiapkan dokumen sumber lupa mengisi salah satu field input. Terakhir, banyaknya data yang mesti diolah didepartemen pengolahan data, ditambah dengan fakta bahwa sekali data direkam ke dalam sistem, data tersebut akan digunakan dalam banyak proses pengolahan. Oleh karena itu, harus ada satu metodologi untuk melihat ulang semua data input.

GAMBAR 6.2 Penggunaan Batch Control Total

            Teknik Program Editing Data Pengendalian data bisa jadi diterapkan untuk setiap struktur data karakter, field, record, dan file. Teknik editing yang paling mendasar berperan untuk memastikan bahwa semua field data memuat hanya karakter yang valid. Sebagai contoh, data numerik mestinya hanya berisi data angka. Data alphabet mestinya tidak diisi dengan dat numerik.

            Setelah item data diedit pada level karakter, data dapat dicek kewajarannya. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengedit kewajaran adalah dengan membuat file tabel yang berisi nilai yang legal untuk setiap field didalam tabel. Tabel semacam ini disebut tabel lookup. Sebagai contoh, nilai aktual field rekening pelanggan diabndingkan dengan daftar nomor rekening pelanggan di dalam file master, yang berupa tabel.

            Nilai data numerik, selain kode numerik, biasanya berkisar pada rentang tertentu, pengecekan data numerik untuk memastikan apakah data tersebut berkisar pada batasan tertentu dilakukan dengan mengecek nilai eksterm di dalam rentang tersebut. Tes semacam ini disebut limit-test. Sebagai contoh, field jam kerja karyawan tidak mungkin lebih rendah dari nol atau lebih dari, katakanlah, 100 jam untuk rentang waktu penggajian dua minggu. Penjualan dalam satu departemen biasanya berkisar antara nol sampai batas maksimal tertentu sesuai dengan data historis yang ada.

            Ada kemungkinan data numerik melampaui rentang yang disyaratkan. Dalam kasus seperti ini, data tersebut akan ditolak. Barangkali diperlukan juga untuk mengelompokan lebih jauh data yang telah lolos limit test. Sebagai contoh, field penggajian mungkin berisi nilai yang tidak melanggar rentang yang wajar, tetapi nilai tersebut sangat rendah atau sangat tinggi sehingga memerlukan investigasi lebih lanjut. Item diterima oleh sistem untuk diproses, tetapi ditandai untuk kepentingan audit. Alternatif lain, item semacam ini ditampung didalam suspense, menunggu data diverifikasi ulang. Penggunaan pengujian edit terprogram untuk memisahkan data yang lolos limit test, baik dengan cara menahan sebagian data sambil menunggu audit atas kebenaran data tersebut atau dengan cara mengelompokan data untuk dapat diaudit setelah proses pengolahan selesai, disebut audit operasi berkesinambungan.

            Kode numerik dapat dicek dengan menggunakan check digit. Check digit merupakan satu digit ekstra yang ditambahkan pada suatu kode, misal penambahan bit parity kedalam sebuah byte. Check digit dihitung pada saat sebuah kode dimasukan kedalam salah satu elemen data. Check digit dihitung dengan menerapkan rumus matematika terhadap digit-digit sebuah kode sedemikian rupa sehingga dihasilkan satu digit tambahan. Digit ini menjadi check digitdan ditambahkan kedalam kode semula. Dalam pemrosesan selanjutnya, operasi matematika yang sama akan dijalankan untuk memastikan bahwa kode yang diinputkan kedalam sistem adalah kode yang benar.

            Ada berbagai variasi rumus yang digunakan untuk menghasilkan check digit. Ilustrasi berikut ini merupakan salah satu versi dari teknik yang dikenal dengan nama Modulus 11.

            Check digit sering digunakan karena tingginya reabilitas prosedur ini dalam pengecekan validitas data. Paket check digit komersial dapat menangkap 100 % kesalahan transposisi, dan persentase yang cukup tinggi untuk menangkap kesalahan rondom. Hanya saja, check digit tidak dapat mencegah semua kesalahan input yang mungkin terjadi.

Nomor kode rekening                                     1          2          4          0

Kalikan setiap digit dengan angka 5,4,3,2      x          x          x          x

                                                                        5          4          3          2

Jumlahkan seluruh digit hasil perkalian digit  5 + 8 + (1 + 2) + 0 = 16

Hasil penjumlahan dikurangkan dari hasil kali           22 – 16 = 6

dengan bilangan 11 yang lebih besar dari hasil

penjumlahan

Check digit diperoleh = 6

Nomor rekening yang dilengkapi dengan check 1 2 0 4 6

TABEL 6.1 Ilustrasi Editing Data

Editing Data	Deskripsi	Contoh
Completeness check	Pengecekan untuk memastikan bahwa field yang harus di isi memang telah di isi, jika tidak di isi tidak dapat  diperoses	Setiap filed didalam sebuah record dicek untuk memastikan tidak ada data yang kosong.
Filed format check	Pengecekan bahwa setiap karakter didalam sebuah filed memiliki tipe data yang benar (alphabet atau numerik.	Setiap karakter dari filed nomor vendor dicek untuk memastikan bahwa data yang diinput memang data numerik
Field length check	Pengecekan dalam sebuah filed bahwa yang di inputkan memiliki jumlah karakter tertentu.	Field tanggal didalam format tanggal-bulan-tahun dicek untuk memastikan bahwa data yang di inputkan mencangkup enam digit karakter.
Field sign check	Pengecekan tanda (positif atau negatif) suatu field numerik untuk memastikan data tersebut diisi dengan nilai yang benar.	Field jumlah tagihan yang jatuh tempo disuatu tagihan dicek untuk memastikan field tersebut diisi dengan angka yang bernilai positif.
Limit check	Nilai suatu field numerik dibandingkan dengan batas atas dan batas bawah nilai data yang telah ditentukan dimuka.	Nilai field jam kerja didalam kartu waktu dicek untuk memastikan nilai jam kerja tersebut tidak lebih besar dari nilai yang ditetapkan, dalam hal ini 60 jam.
Reasonable check	Nilai suatu field numerik dibandingkan dengan filed numerik yang lain didalam record yang sama.	Biaya overhead didalam catatan produk dalam proses dicek untuk memastikan angka biaya overhead tersebut tidak lebih besar dari 200% filed biaya tenaga kerja.
Valid code check	Mencocokan nilai suatu kode dengan filed tabel yang memuat nilai kode yang legal.	Filed kode vendor divalidasi dengan mencocokan kode vendor ke file tabel yang memuat kode pemasok yang valid.
Check digit	Validasi kode numerik dengan penggunaan algoritma check digit	Sistem POS memvalidasi kartu kridit dengan menghitung ulang kebenaran check digit didalam nomor rekening pelanggan.
Combination check filed	Nilai sebuah filed dibandingkan dengan filed lain untuk memastikan adanya validitas.	Filed kode transaksi dibandingkan dengan filed kode departemen kode transaksi tertentu hanya valid untuk departemen tertentu.
Internal label check	Label file internal dibaca untuk memvalidasi karakteristik sebuah file.	Kode file didalam label internal dicek oleh program penggajian untuk memastikan bahwa file tersebut memang file penggajian.
Sequence check	Sebuah file didalam serangkaian record dicek urutannya (ascendingmaupun discending)	Urutan nomor faktur diverifikasi pada saat file faktur diproses.
Record count check	Jumlah record didalam sebuah file dihitung selama pemrosesan data dan dicocokan dengan pengendalian input.	Hash total dari nomor kode karyawan dihitung selama pengolahan data dan dibandingakan dengan pengendalian input dari departemen penggajian.
financial totall check	Financial total suatu field dalam suatu file dihitung selama pemrosesan dan dicocokan dengan pengendalian input	Total jumlah dollar dari faktur yang diproses dihitung dan dicocokan dengan total yang diterima dari pepartemen penagihan.

2.Sistem Input Tanpa Kertas

            Sistem input tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online, transaksi direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas.

Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas adanya hilangnya peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Sistem ini terbagi dua :

 Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia

      Adanya berbagai jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi  langsung kedalam komputer. Sistem ini mencakup sistem entry online dan sistem identifikasi otomatis seperti point of sales (POS).

Transaksi sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase :

Input (entry) data dan editing data : program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem. Sekali transaksi diterima oleh sistem, transaksi akan diproses segera ataupun pada suatu waktu nanti.Jika transaksi tersebut menunggu untuk diproses, maka tambahan editing data dapat dijalankan.

Pengiriman data ke sistem aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya diinput langsung ke dalam komputer pusat melalui terminal data. Dalam sistem yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi mungkin saja dimasukkan ke dalam salah satu komputer dan kemudian segera ditransfer ke komputer lain untuk diproses.

Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia.

      Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemprosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah networked vending machine (NVM), Contoh NVM adalah pompa bahan bakar POS.

Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI) dan electronic fund transfer (EFT).

B.  Sistem Pemrosesan

Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas

Secara virtual, semua sistem berbasis kertas dalam pengolahan atau pemerosesan transaksi biasanya berorientasi batch: transaksi direkam kedalam komputer secara perkelompok dan diproses secara periodik. Sistem ini tepat dipakai jika file tidak perlu diperbarui segera setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan secara periodik. Contohnya adalah penggajian, gaji disiapkan untuk setiap periode waktu tertentu dan tidak perlu dihitung setiap hari. Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan memperbarui file yang diakses secara :

1)   Pemrosesan batch dengan memperbarui file berurutan

      a.    Pemrosesan didalam sistemseperti ini biasanaya mencangkup beberapa tahap :

b.  Mempersiapkan file transaksi. pertama melakukan editing data dan validasi, kemudian record didalam file transaksi diurutkan sesuai urutan didalam master file.

c.   Memperbarui master file. Record didalam file transaksi dan master file dibaca satu demi satu, dicocokan dan dituliskan ke satu master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.

d.  Memperbarui buku besar. Buku besar diperbarui untuk mencermminkan perubahan didalam master file.

      e.   Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan lain

2)   Pemrosesan Batch Dengan Memperbarui File Akses Acak

Sekelompok bukti pembayaran dari pelanggan dimasukan melalui terminal data dan diposting dengan pembaruan file akses acak langsung kedalam file piutang dagang. Pemrosesan batch dengan memperbarui file akses acak dapt dilakukan dengan cara :

a.   Aplikasi faktur baru : aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. Faktur baru diposting secara periodik kedalam file piutang dagang.  File pengndalian merupakan ringkasan file piutang dangang bedasrkan jenis rekening (penjualan angsuran atau penjualan kridit dengan termin 30 hari). Laporan ringkasan pengendalian dibuat , dikaji ulang, dan disetujui oleh manajemen sebelum menjalankan pengolahan bukti penerimaan kas harian.

b.   Pemrosesan bukti penerimaan kas: pendekatan ini memisahkan penerimaan cek dari surat-surat yang lain dan meminimalkan jumlah karyawan yang harus menangani cek pada saat cek itu diterima. Demi kemudahan penanganan, pengndalian, dan rekonsilasi maka cek dikelompokan dengan jumlah maksimal 30 cek dalam setiap kelompok.

Sistem pemrosesan tanpa kertas

Pada pemrosesan batch atau real-time, kadang kala disebut pemrosesan real-time online, transaksi diproses pada saat transaksi itu diinputkan kedalam sistem.

Dilakukan dengan dua cara :

A.  Pemrosesan batch dalam sistem pemorosesan tanpa kertas

Pemrosesan batchdalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesan batchdalam sistem berbasis kertas. Perbedaaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan buku besar diperbarui secara otomatis pada saat program batch dijalankan secara periodik.

B.  Pemrosesan real time dalam sistem pemrosesan tanpa kertas

Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksidiinput kedalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna. Transaksi tidak diakumulasi perkelompok, tetapi pada saat mereka diinputkan, transaksi langsung digunakan untuk memperbarui master fiile dengan menggunakan pembaruan file akses-acak.

Sistem Penjualan Realtime

                Dalam sistem penjualan real-time, order pembelian atas item persediaan dibuat atas dasar tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisi level persediaan secara berekala dalam interval waktu tertentu (seperti bulanan atau mingguan). Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time : sistem POS (point of sales), bar code untuk identifikasi otomatis, dan sistem pemesanan EDI (electronic data interchange).

Diperlukan tingkat kerjasama yang tinggi antar mitra dagang untuk mengimp lementasikan sistem penjualan  real  time. Perusahaan pemasok dan pembeli sering terlibat dalam kesepakatan kerja sama dengan tanpa persaingan. Dalam beberapa kasus, pelanggan dan pemasok mengoordinasikan jadwal produksi mereka sehingga produk dapat diproduksi just in time. Sebelum system real time, mitra dagang biasanya bekerja sama secara objektif,saling berbagisedikit informasi yang dibutuhkan untuk membuat kesepakatan. Pengingkapan informasi yang lebih banyak dapat menjadi pekuang bagi mitra dagang untuk mengambil manfaat dari kita . pengembangan sikap saling percaya antar mitra dagang penting demi terciptanya system penjualan eceran yang real time. Perusahaan eceran harus percaya kepada pemasok karena perusahaan akan memberikan data kepada pemasok melalui terminal POS. perusahaan eceran percaya bahwa pemasok akan menggunakan data ini untuk mengirim produkyang benar pada lokasi yang tepat dan waktu yang tepat. Pemasok sebaliknya, harus percaya bahwa perusahaan eceran memberikan data yang akurat dan bahwa perusahaan eceran akan menerima barangyangmereka kirimkan. Semua mitra dagang harus percaya bahwa data mereka hanya akan digunakan sesuai dengan tujuan yang telah disepakati dan tidak untuk diperjual belikan atau diserahkan kepada peasaing lain.

Komponen Sistem Penjualan Real Time

Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya system penjualan real time: system POS (point-of-sales), barcode untuk identifikasi otomatis, dan system pemesanan EDI (electronic data interchange). Setiap teknologi tersebut akan didiskusikan dalam ulasan berikut ini.

Sistem POS UPC (uniform prduct code) barcode yang discan oleh teknologi POS di counter checkout suatu toko eceran merupakan titik awal dari serangkaian kejadian yang akan berakhir pada saat item yang tepat dengan cepat kembali dimasukkan ke dalam persediaan sehingga persediaan baru tersebut dapat dijual kembali.

      Jenis informasi yang berguna bagi pengelolaan toko eceran mencangkup berbagai ringkasan data transaksi penjualan seperti total penjualan, tital penjualan tunai, total penjualan kredit, retur penjualan,total pembelian, status persediaan ini. Dalam toko eceran tampak bahwa persentase terbesar transaksi terjadi di cash register- titik penjualan dalam siklus barang dagangan. Mengembanbkan csh register tradisional yang memungkinkan register tersebut berfungsi sebagai perangkat untuk menginputkan data transaksi penjulan, merupakan esensi dari system POS.

      Sebuah system yang mengumpulkan data pnjualan eceran dengan cara semacam itu disebut system point-of-sale (POS) karena data dikumpulkan pada titik saat penjualan tersebut selesai (gambar 6.11). cash register yang dirancang khusus disebut terminal point of sales. Data dapat dimasukan manual dengan cara pengetikan oleh pramuniaga atau secara otomatis melalui penggunaan perangkat khusus, seperti wand dan scanner yang dapat mengenali  UPC barcode.

      Terminal POS mencatat baik ks maupun penjualan. Data terkait dengan brbagai tipe penjualan ini ditransmisikan ke dalam jaringan computer, untuk segera diproses. Dalam  penjualan tunai,pelanggan membayar ks dan menerima barang dagangan. Tambahan lagi, slip penjualan dicetak melalui terminal. Data terkait dengan penjualan- direkam melalui terminal dan trsedia bagi jaringan computer untuk segera diproses. Catatan persediaan dapat segera diperbarui pada waktu itu sehingga catatan persediaan dapat merefleksikan arang yang dibeli pelanggan. Setiap hari, pajak penjualan,harga beli item terjual, dan total nilai penjualan akan diposting ke dalam catatan penjualan.

Penjualan kredit memerlukan pengecekan informasi nomor rekening pelanggan dan saldo kredit yang ada sebelum barang tersebut diserahkan ke pelanggan. Nomor rekening pelanggan diinputkan ke dalam terminal POS sehingga memungkinkan sitem computer mengakses catatan pelanggan, mengevealuasi, dan menentukan status rekening pelanggan. Jika penjualan tersebut diotorisasi oleh system, maka system secara otomatis akan menyelesaikan transaksi. Penjualan kredit akan diposting secara otomatis ke record yang sesuai sama seperti dalam kasus penjualan tunai. Status rekening pelanggan juga akan diperbarui dan catatan atas item yang dibeli juga dibuat.

      Internet telah meningkatkan kemampuan system penjualan real time dengan memperluas jangkuan system bagi pelanggan yang berlokasi jauh dari perusahaan. Pelanggan, dengan menggunakan web browser, dapat menginputkan data transaksi penjualan ke calam system untuj membeli barang. Desain antarmuka browser memandu pelanggan selama meraka menginput data. Informasi yang direkam dalampenjualan eceran lewat internet itu serupa dengan informasi yang direkam seandainya pelanggan secara fisik hadir ditoko cran dan membeli lewat terminal POS. penjualan internet dapat dijalankan 24/7 dalam arti 24 jam dalam satu hari, tujuh hari dalam satu minggu.

      System POS berdampak besar terhadap pengelolaan perusahaan eceran; ia memiliki kemampuan untuk menghasilkan laporan yang tepat waktu dan detail mengeni operasi perusahaan. Berbagai laporan dapat menunjukkan are tanggung jawab dan akuntabilitas. Laporan yang dihasilkan dari system POS mencangjup orgnisasi pembayaran, deposit dan penerimaan, organisasi rincian kas, penjualan departemen,dollar disimpan, aktivitas per jam, fil untuk mengecek harga dan file otorisasi cek.

      Laporan aktivitas perjam menyediakan statistic detail mengenai ajtivitas pelanggan, rata rata penjualan per pelanggan, rata rata jumlah item yang terjuak per pelanggan, dan total item terjual dalam satu kurun waktu tertentu yang berguna bagi manajemen. Laporan semacam ini meringkas data penjualan per jamdan memampukan manajemen toko untuk memonitor pola trafik pelanggan diseluruh toko. System POS menyediakan informasi detail mengenai perputaran persediaan yang berguna bagi manajemen untuk menaksir tingkat profitabilitas.

Teknologi Barcoding  Identifikasi input penjualan scara otomatis merupkan satu hal yang esensial bagi sitem real time oleh karena itu, barcode yang dpat dibaca oleh mesin dan teknologi scanner menjadi komponen kritis dari system penjulan real time. Penggunaan system UPC barcode memungkinkan perusahaan mendapat manfaat maksimum dati system penjualan real time. Semula, kode UPC banyak digunakan oleh grosir, tetapi sekarang UPC juga banyak digunakan oleh grosir, tetapi sekarang UPC juga banyak diaplikasikan pada produk konsumen. Jika UPC digunakan semua partisipan yang terlibat didalam rantai system real time akan berbagi dan memproses data yang sama. Tanpa standarisasi kode, setiap agen di dalam rantai akan membuat kode sendiri, dan kemudian kode tersebut mesti direferensikan dengan pihak lain. Kode referensi silang memang bias dilakukn tetapi memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Kedua atribut ini tidak mendukung proses yang real time.

      Dengan mendasarkan diri pada UPC semua agen akan menggunakan kode produk yang sama sehingga mengeliminasi masalah referensi silang. Manfaat ini masih belum apa apa jika dibandingkan dengan manfaat lain menggunakan standarisasi UPC. Kode identifikasi produk UPC  dapat di scan dan di gunakan untuk identifikasi otomatis diseluruh rantai peristiwa real time.karton atau container lain yang sedang dipindahkan atau disimpan dapat dikode dan di scan, samasepertiscan yang dilakukan di counter POS. karton diberi kode UPC pada saat barang tersebut diterima, dan data trkm ke dalam system informasi perusahaan eceran. Karton dpt discan pada saat disimpan digudang untuk menentukan item yang ada didalam karton . kode UPC juga memungkinkan pemasok membeti kode pada setiap produk yang akan dijual di toko eceran. Pengecer tidak perlu menuliskan sendiri kode produk di dalam persediaan mereka. Produk yang mereka terima dari pemasok sudah memiliki kode UPC.

Sistem Pemesanan EDI EDI merupakan pertukaran dokumen bisnis langsung dari computer melalui jaringan komunikasi. Hubungan EDI dengan system computer pemasok memungkinkan terjadinya pembuatan dan pemrosesan order pembelian secara instan sehingga memfasilitasi pengiriman barang yang cepat. Pemasok juga dapat mengirimkan tagihan ke pengecer melalui EDI . dalam beberapa kasus, pengecer dapat membyar ke rekening pemasok dengan system EFT. Semua peristiwa ini termasuk pengambilan pesanan dati gudang pemasok, terjadi tanpa campur tangan manusia.

      Standar EDI public, kuhusnya ANSI X.12 juga memberikan manfaat yang maksimum jika digabungkan dengan system realtime. Tanpa standarisasi setiap agen didalam rantai harus melakukan referensi silang. Standar EDI public menyediakan arsitektur untuk pertukaran data dan mengeleminasi proses referensi silang yang mahal dan rentan terhadap kesalahan. Banuak pengguna pemula EDI mengawali penerapan EDI dengan mengguhakan kode pribadi dan kemudian beralih ke standar ANSI X.12.

      EDI selain dapat digunakan untuk menangani order pembelian dan pengiriman faktur juga dapat digunakan untuk mentransmisi dta penjualan yang direjam dlam toko eceran ke pemasok. Data ini dapat dianalisis oleh pemasok dan menjadi input bagi aplikasi pembelian dan produksi pemasokuntuk memaksimumkan perencanaan dan pengendalian persediaan diperusahaan pemasok. Hal ini bias terjadi karena baik pemasok maupun pengecer mnggunakan kode produk UPC.

Pemrosesan Transaksi pada Sistem Penjualan Real Time

urutan peristiwa yang pasti akan bervariasi dari satu system ke system yang lain, namun pemrosesan pesanan biasanya akan mencangkup tujuh langkah: mengirim catalog elektronik ke pelanggan, memperkirakan pesanan penjualan pelanggan , menerima dan menerjemahkan pesanan yang diterima, mengirim surat pemberitahuan bahwa pesanan telah diterima, mengirim informasi pesanan ke gudang atau ke proses produksi (mana yang relevan), membuat dan mengirimkan pemberitahuan bahwa barang telah dikirim, dan mengirim barang.

Mengirim Katalog Elektronik ke Pelanggan pelanggan secara berkala dikirimi katalog elektronik (melalui EDI) yang memut produk yang ditawarkan pemasok. Bagi masing pelanggan dapat dibut catalog versi khusus sehingga catalog itu dapat merefleksikan kesepakatan harga antara pemasok dengan pelanggan yang bersangkutan sebagai hasik tender.

      Pengiriman katalog secara elektronik memiliki 3 manfaat utama dibandingkan pengiriman catalog dalam bentuk kertas. Pertama, informasi didalam catalog dapat digunakan oleh pelanggan untuk membuat order pembelian EDI. Hal ini dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin muncul akibat pengetikan data secara manual. Kedua, catalog tersebut memungkinkan pelanggan mendapatkan informasi harga baru yang up to date dan informasi jangka wajtu pesanan secara instan. Ketiga, catalog elektronik memuat kode produk UPC sehingga kode tersebut dapat digunakan oleh kedua belah pihak untuk identifikasi dan pelacakan otomatis.

Memperkirakan Pesanan Penjualan Pelanggan dalam banyak kasusperudahaan akan menganalisis tren penjualan pelanggan dan memprediksiskan kebutuhan dimasa yang akan dating bahkan dalam system JIT, prediksi permintaan dapat berguna untuk perencanaan produksi

Menerima Pesanan dan Menerjemahkan Pesanan yang diterima Pemrosesan pesanan EDI yang diterima dari pelanggan meilibatkan beberapa fase, seperti penerimaan secara fisik, validasi dan pengecekan keaslian, dan deskripsi dan penerjemahan. Setiap fase itu akan didiskusikan lebih lanjut.

Mengirim Surat Pemberitahuan berikutnya perusahaan mengirim sebuah surat pemberitahuan kepada pengirim pesan.adatiga jenis surat pemberitahuan. Surat pemberitahuan transmisi hanya memuat informasi bahwa pesan telah diterima. Surt pemberitahuan fungsional tidak hanya memuat pembritahuan bahwa pesan telah diterima, tetapi juga laporan secara rinci mengenai item pesanana yang diterima oleh pemasok. Terakhir, surat pembetitahuan transaksional memberikan verifikasi penuh mengenai semua data pesanan yang adadi dalam order yang diterima pemasok.

Mengirim Informssi Pesanan ke Gudang atau ke Proses Produksi Informasi barang yang dipesan dikirim ke bagian produksi atau ke gudang untuk diproses lebih lanjut.

Membuat dan Mengirim Pemberitahuan Bahwa Barang Telah Dikirim pemberitahuan bahwa barang yang dipesan pelanggan sedanh dikirim berguna untuk agar konsumen tahu tanggal kapan barang yang dipesan akan diterima. Pemberitahuan ini akan memuat juga nomor order pmbelian pelanggan, kuantitas barang yang dikirim, dn barcode untuk identifikasi otomatis. Dalam banyak perusahaan surat pemberitahuan ini juga berfungsi sebagai faktur tagihan.

Mengirim Barang departemen pengiriman barang akan menscan item persediaan saat persediaan tersebut dikemas. Dengan cara ini, system akan secara otomatis mengecek kesesuian barcode barang yang dipak dengan barcode yang tercntum dalam surat pemeritahuan pengiriman barang. Skip pengepakan barang juga dibuat secara otomatis.

Pertimbangan Khusus Pengendalian Internal

Ada pengendalian internal tertentu yang terkait dengan system penjualan real time. Pertama order pelanggan dapat diproses tanpa campur tangan dan otorisasi manusia. Akibatnya, pelnggan dapat membut sendiri order penjualan karena order penjualan dihasilkan secara otomatis pada saat order pembelian EDI yang valid diterima oleh system. Kedua, pemisahan tugas ala tradisional benar tidak dapat diterapkan. Computer menangani transaksi dari awal sampai akhir. Terakhir banyk dokumen tradisional dieliminasi dalam system berbasis EDI.

Sistem Output

System output dapat berbasis kertas , tanpa kertas, atau kombinasi dari keduannya. System yang berorientasi batch dan berbasis kertas dengan pemrosesan file berurutan biasanya menghasilkan banyak output. Karenasistem semacam itu tidak menyedikan query yang dapat diakses secara acak olh pengguna, maka sistm menghasilkan hasil cetakan atau microficheopy semua file untuk referensi.

      Disis lain, system tanpa kertas yang online dan real time cenderung menghasilkan hanya sedikit output. System semcam ini penting diperusahaan besar karena akan sangat tidak praktis bagi perusahaan besar untuk mencetk ratusan bahkan ribuan record

      Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervisor di dalam departemenpengguna untuk mengecek kewajaran dan kualitas laporan jika dibandingan secara independen oleh operasi pemrosesan data.

      Kelompok pengendalian EDP ynag terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi EDP.kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit internal. Harus dibuat satu prosedur untuk memastikan bahwa semua kesalahan dakam system dilaporkan ke kelompok tersebut. Prosedur ini harus memastikan bahwa kesalahan dibetulkan dan direkamkan kembali ke dalam system untuk diproses lebih lanjut.

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

      Tingkat komputerisasi system pengolahan data sangat bervariasi. Sebagian system sekalipun telah dikomputerisasi, masih mengandalkan dokumen kertas. System yang lain bias jadi memproses transaksi dari awal sampai akhir tanpa bantuan kertas. Sejumlahan pengendalian aplikasi harus diterapkan di dalam system pemrosesan, termasuk pengendlian batch, program edit data, dan log transsksi.

      Pemrosesan transaksi batch merupakan pendekatan yang lazim pada pemrosesan data. Pada pemrosesan batch berbasis kertas, sekelompok transaksi dari setiap system aplikasi diproses ke file aplikasi yang relevan dengan menjalankan program computer yang relevan.

      Banyak system EDP menyimpan indeks untuk file buku pembantu maupun file buku besar. dengan cepat mengakses  rekening tertentu. Jika ada indeks maka indeks dapat digunakan untuk memperbarui file dengan akses acak.

      Sistem pemrosesan Real time online merupakan system yang berorientasi pada transaksi, bukan pada file. Setiap transaksi diinputkan untuk diproseskan oleh pengguna melalui terminal jaringan dan tidak dikelompokan sebagai satu kelompok dokumen sumber untuk dikirim ke pusat pengolahan data.

Bagikan Artikel ini