Tertarik Menjadi Quality Assurance? Ini Dia Kualifikasi yang Harus Dimiliki

Image : pixabay.com

Setelah mengetahui apa itu Quality Assurance (QA) beserta tanggungjawabnya, apa kalian tertarik untuk bekerja sebagai seorang Quality Assurance juga?

Bagi kamu yang menyukai bidang auditing, kamu bisa coba jenis pekerjaan yang satu ini. Masih dalam lingkup pekerjaan yang bertugas untuk melakukan pemeriksaan, banyak keuntungan yang bisa di dapat dari posisi ini lho.

Sudah tau tugasnya, tapi mau tahu apa kamu cocok dengan pekerjaan yang satu ini? Keterangan dibawah ini mungkin akan memberikan kamu beberapa gambaran.

Kualifikasi seorang Quality Assurance

Kualifikasi merupakan beberapa syarat penting yang harus dimiliki oleh seorang Quality Assurance untuk menjalankan tugasnya, apa saja syarat penting itu? Ini dia!

1. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik.

Image: pexels.com

Syarat yang satu ini merupakan syarat wajib. Setiap melakukan pemeriksaan reguler pada unit bisnis, Quality Assurance tidak akan lepas dari sesi diskusi dan komunikasi dengan masing-masing PIC pada unit bisnis, dari level staff sampai level manager. Bagi kamu yang sedikit malas berbicara, harus membiasakan diri ya untuk muda berkomunikasi dengan orang baru. 

2. Memiliki kemampuan presentasi yang oke.

Image: pexels.com

Malu malu dalam melakukan presentasi? No, kamu gak boleh! Setiap Quality Assurance harus terbiasa melakukan presentasi. Presentasi seringkali dilakukan ketika melakukan training pada unit bisnis dalam menyampaikan proses kerja yang benar. Tidak hanya itu, setiap bulannya diakhir periode kunjungan Quality Assurance harus menyampaikan ketidaksesuaian yang telah ditemukan pada level manager dalam sebuah meeting dengan mempresentasikan dan melakukan pembahasan bersama. 

3. Masih malas membaca? Jangan harap.

Image: pexels.com

Sebagai panutan dan partner unit bisnis, tentunya Quality Assurance harus menguasai setiap ketentuan yang ada. Quality Assurance harus mengetahui semua alur dan proses kerja dari berbagai jenis jabatan di unit bisnis. Karena itu, Quality Assurance dituntut untuk senantiasa melakukan update pengetahuan dan peraturan terbaru yang berlaku. Quality Assurance perlu membaca dan memahami semua job desk staff maupun manager. Jadi jangan malas malas buat membaca ya.

4. Memiliki kemampuan problem solving.

Image: pixabay.com

Masalah dalam unit bisnis selalu berbeda-beda. Selalu ada saja hambatan yang membuat unit bisnis sulit mengatasi nya. Quality Assurance harus memberikan masukan dan rekomendasi kepada unit bisnis untuk memecahkan masalah tersebut agar resiko yang ada dapat diminimalisir.

5. Memiliki rasa penasaran dan kecurigaan yang tinggi.

Image: pixabay.com

Setiap masalah yang ada tidak dapat dibiarkan begitu saja. Perlu adanya penelusuran dan tindak lanjut untuk mendeteksi penyebab terjadinya. Karena itu Quality Assurance harus memiliki kepekaan dan rasa penasaran yang tinggi untuk menemukan sumber masalah.

6. Senang berpetualang.

Image: pexels.com

Hidup nomaden dan berpindah-pindah setiap bulannya sudah biasa. Jika kamu tidak suka melakukan perjalanan jauh dan tidak bersedia ditempatkan di luar daerah domisilimu, maka Quality Assurance tidak cocok denganmu. Setiap periode Quality Assurance diharuskan untuk mengunjungi unit bisnis di berbagai lokasi. Setidaknya Quality Assurance harus melakukan perjalanan dinas selama 2 minggu. Kamu harus terbiasa hidup mandiri dan tinggal di kosan. 

7. Memiliki kemampuan olah data dan komputer yang baik.

Image: pixabay.com

Gak heran lagi dengan hal yang satu ini. Setiap pekerjaan pun perlu memiliki keterampilan yang satu ini. Dalam melakukan pemeriksaan Quality Assurance harus memeriksa data dan transaksi selama 6 bulan terakhir. Kebayang kan seberapa banyak jumlah data yang ada? Setidaknya kamu harus bisa melakukan pivot data, filter, vlookup dan hlookup, sort by, len, if maupun duplicate. Selain excel, Quality Assurance juga perlu menguasai kemampuan dalam mengoperasikan word dan powerpoint untuk membuat laporan setiap bulannya.

8. Detail, kritis dan teliti.

Image: pixabay.com

Dalam melakukan pemeriksaan dokumen, aktivitas maupun transaksi pada unit bisnis tentu saja diperlukan ketelitian agar tidak ada yang terlewat. Terutama dalam melakukan pemeriksaan terhadap validitas dokumen, kelayakan nasabah maupun cctv pada area unit bisnis. 

Nah itulah beberapa hal yang harus dimiliki oleh seorang Quality Assurance atau Internal Control Staff pada perusahaan pembiayaan. 

Semoga bermanfaat..

Bagikan Artikel ini

Mengenal Apa Itu Quality Assurance (QA) di Perusahaan Pembiayaan Beserta Tugas dan Tanggungjawabnya

Hai hai..

Dulu pertama kali diterima sebagai Quality Assurance Staff, saya sempat bingung. Saya bingung apa maksudnya dan apa saja tugasnya dalam pekerjaan. Saya berusaha mencari ke artikel lain, tetapi tidak banyak yang menjelaskan terkait Quality Assurance pada perusahaan pembiayaan.

Oleh karena itu, kali ini saya ingin menjelaskan apa saja tugas dan tanggungjawab seorang Quality Assurance (QA) pada perusahaan pembiayaan.

1. Apa itu Quality Assurance?

Berdasarkan arti dari kata per kata "Quality" yang artinya kualitas dan "assurance" yang artinya menjamin, sehingga apabila kedua kata digabung artinya menjadi menjamin kualitas dong?? Hehe.. dalam arti sebenarnya gak berbeda jauh lho, seorang QA dalam perusahaan pembiayaan adalah orang yang dituntut untuk menjamin kualitas unit bisnis dengan menjaga rating audit dan menjadi partner unit bisnis dengan memberikan gambaran kepada unit bisnis mengenai seberapa jauh resiko dan ketidaksesuaian yang ada, agar unit bisnis siap apabila dilakukan pemeriksaan oleh audit internal dikemudian hari.

Menjamin kualitas disini diartikan bahwa unit bisnis telah patuh pada peraturan yang berlaku dan menjalankan semua proses sesuai dengan prosedur. Seorang QA juga dituntut menjamin kompetensi unit bisnis dan bertanggungjawab melakukan pengembangan kompetensi unit bisnis. QA sering disebut sebagai "Polisi Baik" dimana seorang QA bertindak sebagai partner unit bisnis yang berfokus pada pengembangan, perbaikan dan memberikan solusi tanpa memberikan punishment (hukuman).

2. Tugas dan Tanggungjawab Quality Assurance.

a. Internal Control Review.

Seorang QA dalam perusahaan pembiayaan bertugas melakukan pemeriksaan terhadap unit bisnis (internal control review) secara rutin. Pemeriksaan mencangkup beberapa hal, yaitu pemeriksaan terhadap kepatuhan dalam menjalankan aktivitas operasional, pemeriksaan terhadap prosedur atau proses bisnis, pemeriksaan terhadap dokumen bisnis dan pemeriksaan terhadap cash management unit bisnis. Pemeriksaan yang dilakukan berlandaskan pada peraturan perusahaan dan peraturan pemerintah yang berlaku. Artinya seorang QA harus memastikan bahwa semua proses yang dilakukan dan semua dokumen yang digunakan sudah sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP), Memo Internal (MI) dan peraturan OJK. QA memastikan tidak terdapat penyimpangan yang disebabkan karena kesengajaan maupun ketidaksengajaan karena kurangnya kompetensi unit bisnis sehingga dapat menyebabkan kerugian finansial maupun non finansial akibat resiko yang ditimbulkan.

b. Mendeteksi adanya ketidaksesuaian proses dan fraud yang mungkin terjadi.

Ketidaksesuaian atau kesalahan yang terjadi akibat kurangnya kompetensi unit bisnis atau ketidaksengajaan seringkali terjadi, tetapi juga tidak menutup kemungkinan apabila kesalahan dilakukan secara sengaja oleh PIC unit bisnis demi kepentingan pribadinya. Melakukan penggelapan uang, tindakan lapping uang, pemalsuan dokumen merupakan salah satu tindakan fraud yang memiliki resiko tinggi. Karena itu QA tidak hanya melakukan pemeriksaan dan menilai ada atau tidak ketidaksesuaian, tetapi juga perlu mencurigai dan menelusuri apabila ada proses yang sangat tidak wajar yang dapat menjurus ke tindakan fraud. 

c. Melakukan diskusi dan konfirmasi.

Kesalahan dan ketidaksesuaian pada unit bisnis tidak begitu saja ditetapkan, perlu adanya konfirmasi secara langsung kepada unit bisnis terkait mengapa proses dapat menyimpang? Mengapa proses kontrol terlewat? Mengapa dokumen belum absah? Dan lain sebagainya. QA perlu melakukan diskusi dengan unit bisnis terkait penyimpangan-penyimpangan yang ada. Hasil konfirmasi inilah yang membantu QA untuk menyimpulkan apakah terdapat proses bisnis yang perlu dipangkas atau diperbaiki untuk meminimalisir resiko. Dalam sesi diskusi inilah unit bisnis dapat menyampaikan hambatan-hambatan yang mereka temukan selama melakukan pekerjaan mereka.

d. Memberikan solusi untuk memecahkan masalah dan mengatasi resiko yang mungkin terjadi.

Hambatan dalam menjalankan aktivitas pada unit bisnis sering kali terjadi. Dari sesi konfirmasi dan diskusi yang dilakukan, QA perlu menampung semua masalah yang ada dan memberikan saran yang harus dilakukan oleh unit bisnis untuk meminimalisir resiko dan mengantisipasi agar tidak kembali terjadi di kemudian hari. Pemecahan masalah dapat berupa perbaikan proses kedepannya atau dengan pelaporan resiko dan membuat proposal penyimpangan yang telah disetujui pihak manajer.

e. Melakukan training dan coaching guna pengembangan kompetensi unit bisnis.

Setelah melakukan pemeriksaan dan konfirmasi pada unit bisnis, dapat simpulkan seberapa banyak ketidaksesuaian yang disebabkan karena human error, proses kontrol yang kurang dan lain sebagainya. Dari ketidaksesuaian tersebut, seorang QA dapat mengidentifikasi bagian mana yang masih terdapat kesalahpahaman dan belum dipahami oleh unit bisnis. Perbedaan persepsi atau penafsiran peraturan sering kali terjadi. Karena itu, seorang QA diharuskan melakukan training maupun coaching dengan tujuan agar kedepannya kesalahan yang sama dapat diminimalisir dan tidak terulang kembali.

f. Melaporkan semua ketidaksesuaian kepada manager yang dikemas dalam bentuk laporan.

Pelaporan ditujukan kepada pihak unit bisnis dan juga pihak manajemen. Pelaporan berupa semua poin ketidaksesuaian yang telah ditemukan beserta analisis penyebab ketidaksesuaian, kemungkinan resiko dan kerugian yang akan timbul dan langkah perbaikan untuk mengantisipasi masalah yang sama timbul dikemudian hari.

g. Melakukan monitoring kepada unit bisnis.

Agar unit bisnis  dapat menyelesaikan dan melakukan semua langkah perbaikan dan saran untuk meminimalisir resiko sesuai dengan tenggat waktu yang disepakati oleh para head dan manager di unit bisnis saat closing meeting. 

Nah itu dia sedikit gambaran terkait tugas dan tanggungjawab seorang QA, tugas dan tanggungjawab tersebut khusus pada perusahaan pembiayaan. Untuk perusahaan manufaktur dan lain sebagainya mungkin terdapat beberapa perbedaan..

Semoga bermanfaat ya,

see you babay..

Bagikan Artikel ini

Hari Pertama Kerja Bingung? Ini 9 Tips yang Bisa Kamu Lakuin

Halloo halloo..

Jam sudah berganti hari, hari berganti minggu, minggu berganti bulan. Skripsi sudah dilewati, toga sudah dikenakan, ijazah sudah ditanganmu. Akhirnya kalian dapet kerja, bahagia? tentuuuu dong. Tapi bingung nih hari pertama kerja harus ngapain aja dan gimana aja?

Hari pertama kerja memang seringkali menjadi momok yang menakutkan buat semua orang. Terutama mereka yang baru pertama kali terjun ke dunia kerja. Belum tau harus berbuat apa, harus bawa apa dan harus bagaimana. Bahkan bagi orang yang sudah berpengalaman pun, mereka terkadang tetap merasa grogi dan khawatir. Tentu saja, dihari pertama ini kita akan bertemu orang baru. Kita dituntut untuk menunjukkan kesan yang baik dan berusaha untuk tidak berbuat kesalahan.

Buat kalian yang merasakan hal yang sama yuuuk simak beberapa tips apa yang harus dilakukan dan apa yang perlu dibawa saat hari pertama kerja dibawah ini, check this out.

1. Riset Kecil-kecilan.

Untuk bergabung dalam suatu kelompok, maka kita harus tau seperti apa kelompok yang akan kita masuki. Maka dari itu, gak ada salahnya kamu cari tahu sedikit demi sedikit tentang perusahaan yang akan kamu masuki. Kamu bisa searching di internet atau mungkin bertanya kepada kenalanmu jika ada. Cari tahu tentang budaya kerja disana, pakaian kerja yang biasa digunakan. Jangan sampai kamu berpakaian smart casual di perusahaan yang berpakaian formal. Kamu akan mencolok dan dianggap kurang profesional lho. 

2. Cari Tahu Garis Besar Tugasmu.

Pertama kali bekerja membuat kita tidak tahu apa yang harus dilakukan nanti. Kamu bisa cari tahu garis besar tugas kamu di internet. Tidak ketemu? tenang kamu akan diberikan penjelasan saat pertama bekerja. 

3. Persiapkan Pakaian Kerja.

Mungkin kamu punya selera dan gaya masing masing soal ini. Tapi tidak ada salahnya jika kamu mempersiapkan pakaian mu sebaik mungkin. Persiapkan dimalam hari atau satu hari sebelum bekerja. Pastikan menggunakan pakaian yang rapi. Jangan sampai kamu terlihat berantakan dan tidak nyaman karena pakaianmu belum sempat di setrika.

4. Laptop dan Flashdisk.

Untuk memudahkan hari pertamamu, gak ada salahnya kamu bawa laptop dan flashdisk sendiri. Terlebih lagi kamu belum tahu apa kamu akan diberikan fasilitas komputer sendiri di mejamu. Flashdisk juga penting kamu bawa, mungkin rekan kerjamu mau bertukar informasi terkait pekerjaan barumu. Dengan begini, kamu bisa tunjukkan bahwa kamu memang sudah siap bekerja dan memiliki inisiatif yang baik. 

5. Peralatan Tulis.

Meski kamu sudah bawa laptop dan handphone jangan lupa bawa alat tulis ya, mungkin banyak informasi baru terkait pekerjaan yang perlu kamu catat. Setidaknya kamu perlu bawa notes kecil dan pena.

6. Jaket dan Botol Minum.

Ruang ber AC memang bikin dehidrasi, kamu bisa bawa botol minum dan meletakkannya dimeja kerjamu. Sebagai anak baru pasti terasa canggung apabila harus langsung menggunakan fasilitas kantor. Lagi pula sebagai anak baru kamu pasti merasa tidak enak harus mondar mandir ke pantry saat jam kerja. Saat kerja kamu terus berada di posisi duduk. Kamu harus tetap memperhatikan kesehatanmu ya. 

7. Tersenyum.

Menjadi anak baru pasti sulit karna belum mengenal siapapun. Kamu perlu menjadi pribadi yang ramah agar mereka menyukaimu. Tidak perlu dibuat buat. Cukup tersenyum, orang lain akan melihatmu sebagai pribadi yang ramah dan terbuka.

8. Lebih Banyak Mendengarkan.

Usahakan untuk lebih banyak mendengarkan arahan dan penjelasan rekan kerja dan atasan kamu ya. Jangan terlalu banyak menceritakan tentang dirimu dihari pertama. Terutama pada topik yang menyombongkan kemampuanmu. Gak mau kan dibilang anak baru yang sok tau? istilahnya kamu perlu menjadi "gelas kosong" untuk menyerap lebih banyak ilmu dan belajar dari orang lain. 

9. Jangan Ragu Bertanya.

Dihari pertama pasti banyak kebingungan dikepalamu. Jangan sungkan bertanya pada rekan kerjamu. Tapi sebelum itu pastikan kamu sudah berusaha dan mencoba memecahkan masalahmu sendiri. Rekan kerjamu pasti akan senang membantumu, tapi perlu kamu perhatikan juga kondisi mereka apakah terlihat sedang sibuk atau tidak.

Oke itu dia 9 Tips dari ane, semoga bermanfaat yaa.

See you babay..

Bagikan Artikel ini

Hari Pertama Kerja Ngapain Aja? Yuk Simak Pengalamanku

Hai hai hai apa kabar semuanya? Semoga baik yah..

Buat kalian yang udah dapet kerjaan dan siap siap buat hari pertama kerja ane ucapin selamat yaaa!! kalian berhasil menghadapi persaingan yang kejaamm.. (dramatisir bangett hhe)

Oke back to the topic, ane mau berbagi pengalaman ane di hari pertama kerja. Hari pertama yang bener-bener pertama setelah lulus kuliah, masih cupu banget sama dunia kerja. Kenapa ane tulis ini? karna ane dulu juga sibuk cari referensi pengalaman orang orang. Biar bisa tau sedikit gambaran kalau orang-orang di hari pertama kerja gimana hhehe.

Jadi satu tahun yang lalu ane diterima kerja disalah satu perusahaan pembiayaan di Indonesia. Ane diterima di posisi Quality Assurance Staff saat itu. Sesuai jadwal seragam yang sudah dikasih oleh HRD, dihari pertama ane pake baju batik. Ane dateng cepet banget, waktu itu janjinya sih jam 09.00. Tapi buat jaga-jaga biar ane gak telat, ane dateng pagi-pagi dan ujungnya? Yuppp ane dateng kepagian dan otomatis lama nunggu di lobi. Tapi hikmahnya ane bisa liat karyawan lain pada seliweran. And you know what? Ane salah kostum dihari pertama kerja!! Mencolok bangett gak tuuh?

Padahal ane sudah riset kecil-kecilan tentang budaya dan gaya kerja disana, tapi masih aja ane kecolongan. Lagian HRD nya kok bisa salah ngasih info gitu (ternyata jadwal seragam itu berlaku untuk head office aja, sementara ane di kantor regional ada ketentuan lain). Mau balik ke rumah jauh banget, jadi ya bodo amat ane tetep pakai tuh batik. 

Hari pertama kerja apa yang dirasain? 

So yang ane rasain pasti gugup, deg degan, takut ini takut itu. Ane takut nanti gak punya temen, makan siang sama siapa, senior killer, dan berasa sendirian. Tidakkkkkk... Pokoknya ekspektasi ane udah kemana mana gitu.

Setelah berapa lama ane nunggu, ane didatengin sama seorang cowok tinggi yang ternyata dia bakal jadi senior ane. Dengan ramah dia ajak ane ke atas, ke ruang para QA duduk. Otomatis ane dengan ramah memperkenalkan diri sama orang sekitar sana.. "perkenalkan saya QA baru disini, mohon bimbingan dan bantuannya ya kak" dan otomatis satu ruangan liatin ane semua dan melempar senyum.

Ane dipersilahkan duduk sama senior dan ditanya apa ane bawa laptop? Ane bilang ane bawa. Apa ane bawa flashdisk? Ane bilang ane bawa. Untung dia gak nanya apa ane bawa TV? Gak gak gak ane bukan toko elektronik!! Lanjuuttt, saat itu juga ane diberi beberapa materi yang harus ane baca dan pelajari. Ane juga dibolehkan bertanya kalau ada istilah yang gak ane ngerti. Ternyata ada 2 orang lagi yang bakal dateng, mereka sama kayak ane.. karyawan baru! Ane excited bangettt karna ane bakal punya temen sepenanggungan.

Terus apa nih yang ane lakuin dari pagi sampe sore? Ane sih cuma tanya-tanya sedikit ke senior tentang garis besar kerjaan ane nanti gimana. 

Udah dikasih tugas belum di hari pertama? 

Belum, ane cuma disuruh baca baca tentang kerjaan dan peraturan perusahaan. Berhubung kerjaan ane menyangkut internal control perusahaan jadi dasarnya harus tau peraturan perusahaan. Kalian harus tau, kegiatan ane ini berlangsung satu bulan setengah. Kebanyang gak tiap hari kerjaan cuma baca aja? Enak kan?

Senior tanya apa aja?? 

Ane ditanyain sedikit tentang hobi dan asal kuliah, gak ada pertanyaan yang sulit kok.

Apa ada partner kerja yang jutek?

Noooo, gak adaaa semuanya baik dan welcome banget. Cakep cakep lagi heheh.

Ekspektasi vs Realita?

Ekspektasi ane tentang kerjaan yang sulit, gak punya temen ternyata gak ada. Disana ane langsung punya temen akrab, kita juga diajak makan bareng sama senior di hari pertama. Senior juga dengan senang hati menjawab kebingungan ane. Ane kira ane bakal kesulitan dihari pertama.. ternyata gak begitu seram seperti yang ane bayangkan lho..

Jadi buat kalian yang sekarang sedang worry bangettts karna harus hadepin hari pertama kerja, saran dari ane sih santai aja kok tenangin diri kamu, nervous itu wajarrr banget, gugup dan canggung juga wajar.. itu biasa dihari pertama, nanti seminggu kerja kamu udah mulai terbiasa dan gak takut lagi kok.. 

Ekspektasi kita kadang terlalu gede tapi ternyata setelah dijalani ternyata biasa aja lohh.. 

Hehhe so semangat ya buat kalian, ane doakan di hari pertama kerja kalian bisa lancar jayaa dan bisa dapet partner kerja yang asik jugaa.

See you babay yaah

...

Bagikan Artikel ini