Hai hai..
Dulu pertama kali diterima sebagai Quality Assurance Staff, saya sempat bingung. Saya bingung apa maksudnya dan apa saja tugasnya dalam pekerjaan. Saya berusaha mencari ke artikel lain, tetapi tidak banyak yang menjelaskan terkait Quality Assurance pada perusahaan pembiayaan.
Oleh karena itu, kali ini saya ingin menjelaskan apa saja tugas dan tanggungjawab seorang Quality Assurance (QA) pada perusahaan pembiayaan.
1. Apa itu Quality Assurance?
Berdasarkan arti dari kata per kata "Quality" yang artinya kualitas dan "assurance" yang artinya menjamin, sehingga apabila kedua kata digabung artinya menjadi menjamin kualitas dong?? Hehe.. dalam arti sebenarnya gak berbeda jauh lho, seorang QA dalam perusahaan pembiayaan adalah orang yang dituntut untuk menjamin kualitas unit bisnis dengan menjaga rating audit dan menjadi partner unit bisnis dengan memberikan gambaran kepada unit bisnis mengenai seberapa jauh resiko dan ketidaksesuaian yang ada, agar unit bisnis siap apabila dilakukan pemeriksaan oleh audit internal dikemudian hari.
Menjamin kualitas disini diartikan bahwa unit bisnis telah patuh pada peraturan yang berlaku dan menjalankan semua proses sesuai dengan prosedur. Seorang QA juga dituntut menjamin kompetensi unit bisnis dan bertanggungjawab melakukan pengembangan kompetensi unit bisnis. QA sering disebut sebagai "Polisi Baik" dimana seorang QA bertindak sebagai partner unit bisnis yang berfokus pada pengembangan, perbaikan dan memberikan solusi tanpa memberikan punishment (hukuman).
2. Tugas dan Tanggungjawab Quality Assurance.
a. Internal Control Review.
Seorang QA dalam perusahaan pembiayaan bertugas melakukan pemeriksaan terhadap unit bisnis (internal control review) secara rutin. Pemeriksaan mencangkup beberapa hal, yaitu pemeriksaan terhadap kepatuhan dalam menjalankan aktivitas operasional, pemeriksaan terhadap prosedur atau proses bisnis, pemeriksaan terhadap dokumen bisnis dan pemeriksaan terhadap cash management unit bisnis. Pemeriksaan yang dilakukan berlandaskan pada peraturan perusahaan dan peraturan pemerintah yang berlaku. Artinya seorang QA harus memastikan bahwa semua proses yang dilakukan dan semua dokumen yang digunakan sudah sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP), Memo Internal (MI) dan peraturan OJK. QA memastikan tidak terdapat penyimpangan yang disebabkan karena kesengajaan maupun ketidaksengajaan karena kurangnya kompetensi unit bisnis sehingga dapat menyebabkan kerugian finansial maupun non finansial akibat resiko yang ditimbulkan.
b. Mendeteksi adanya ketidaksesuaian proses dan fraud yang mungkin terjadi.
Ketidaksesuaian atau kesalahan yang terjadi akibat kurangnya kompetensi unit bisnis atau ketidaksengajaan seringkali terjadi, tetapi juga tidak menutup kemungkinan apabila kesalahan dilakukan secara sengaja oleh PIC unit bisnis demi kepentingan pribadinya. Melakukan penggelapan uang, tindakan lapping uang, pemalsuan dokumen merupakan salah satu tindakan fraud yang memiliki resiko tinggi. Karena itu QA tidak hanya melakukan pemeriksaan dan menilai ada atau tidak ketidaksesuaian, tetapi juga perlu mencurigai dan menelusuri apabila ada proses yang sangat tidak wajar yang dapat menjurus ke tindakan fraud.
c. Melakukan diskusi dan konfirmasi.
Kesalahan dan ketidaksesuaian pada unit bisnis tidak begitu saja ditetapkan, perlu adanya konfirmasi secara langsung kepada unit bisnis terkait mengapa proses dapat menyimpang? Mengapa proses kontrol terlewat? Mengapa dokumen belum absah? Dan lain sebagainya. QA perlu melakukan diskusi dengan unit bisnis terkait penyimpangan-penyimpangan yang ada. Hasil konfirmasi inilah yang membantu QA untuk menyimpulkan apakah terdapat proses bisnis yang perlu dipangkas atau diperbaiki untuk meminimalisir resiko. Dalam sesi diskusi inilah unit bisnis dapat menyampaikan hambatan-hambatan yang mereka temukan selama melakukan pekerjaan mereka.
d. Memberikan solusi untuk memecahkan masalah dan mengatasi resiko yang mungkin terjadi.
Hambatan dalam menjalankan aktivitas pada unit bisnis sering kali terjadi. Dari sesi konfirmasi dan diskusi yang dilakukan, QA perlu menampung semua masalah yang ada dan memberikan saran yang harus dilakukan oleh unit bisnis untuk meminimalisir resiko dan mengantisipasi agar tidak kembali terjadi di kemudian hari. Pemecahan masalah dapat berupa perbaikan proses kedepannya atau dengan pelaporan resiko dan membuat proposal penyimpangan yang telah disetujui pihak manajer.
e. Melakukan training dan coaching guna pengembangan kompetensi unit bisnis.
Setelah melakukan pemeriksaan dan konfirmasi pada unit bisnis, dapat simpulkan seberapa banyak ketidaksesuaian yang disebabkan karena human error, proses kontrol yang kurang dan lain sebagainya. Dari ketidaksesuaian tersebut, seorang QA dapat mengidentifikasi bagian mana yang masih terdapat kesalahpahaman dan belum dipahami oleh unit bisnis. Perbedaan persepsi atau penafsiran peraturan sering kali terjadi. Karena itu, seorang QA diharuskan melakukan training maupun coaching dengan tujuan agar kedepannya kesalahan yang sama dapat diminimalisir dan tidak terulang kembali.
f. Melaporkan semua ketidaksesuaian kepada manager yang dikemas dalam bentuk laporan.
Pelaporan ditujukan kepada pihak unit bisnis dan juga pihak manajemen. Pelaporan berupa semua poin ketidaksesuaian yang telah ditemukan beserta analisis penyebab ketidaksesuaian, kemungkinan resiko dan kerugian yang akan timbul dan langkah perbaikan untuk mengantisipasi masalah yang sama timbul dikemudian hari.
g. Melakukan monitoring kepada unit bisnis.
Agar unit bisnis dapat menyelesaikan dan melakukan semua langkah perbaikan dan saran untuk meminimalisir resiko sesuai dengan tenggat waktu yang disepakati oleh para head dan manager di unit bisnis saat closing meeting.
Nah itu dia sedikit gambaran terkait tugas dan tanggungjawab seorang QA, tugas dan tanggungjawab tersebut khusus pada perusahaan pembiayaan. Untuk perusahaan manufaktur dan lain sebagainya mungkin terdapat beberapa perbedaan..
Semoga bermanfaat ya,
see you babay..
No comments:
Post a Comment